10 Savjeta za upravljanje Microsoft Outlook 2013

Praćenje poruka e-pošte, kalendara i kontakata može potkopati neobicno vrijeme iz bilo kojeg radnog dana. Sve što ubrzava vaš rad u programu Outlook može značajno povećati produktivnost. Zamislite da pristigla pošta samo prikazuje poruke koje ste željeli vidjeti. Razmislite o tome možete li pronaći kratke informacije o kontaktu. Što ako ste konačno znali zašto neke od značajki koje su prekinute u programu Outlook ne funkcioniraju kao oglašene?

Ovih 10 savjeta pomoći će vam da zujate poruke i dnevni red te da učinkovitije rade u cjelini. Prikaz vašeg pristigle pošte

Kada vaš organizirate zaslon na način na koji želite da izgleda, spremite postavke Prikaz da biste se mogli vratiti u bilo kojem trenutku.

Kada prvi put otvorite mapu s pristiglom poštom, pojavljuje se zadani vlasnički pregled, ali ne mora izgledati na ovaj način. Da biste vidjeli Oulookove mnoge opcije prilagodbe, kliknite karticu

Prikaži na alatnoj traci vrpce i odaberite Promijeni prikaz. Možete odabrati više unaprijed postavljenih prikaza, poput one koja prikazuje samo najnovije poruke e-pošte. Također na kartici Prikaz možete odabrati

Pregledi poruka i odabrati Isključeno pregled je isključen. Ili odaberite 1, 2 ili 3 da biste vidjeli taj broj redaka teksta poruke ispod zaglavlja. Možete konfigurirati bilo koju od ovih opcija za trenutačnu mapu ili za sve poštanske sandučiće. Kliknite

Postavke prikaza za opcije za prilagođavanje prikaza, kao što su dodavanje stupaca ili preuređivanje njihove narudžbe. Opcije dogovora omogućuju razvrstavanje e-pošte prema datumu, predmetu i drugima. Opcije izgleda omogućuju prilagodbu okvira mape i okvira za čitanje. Nakon što postavite pristiglu poštu u skladu s vašim željama, kliknite

Promijeni prikaz> Spremi trenutni prikaz kao novi prikaz. Zatim upišite naziv za prikaz i odredite koje se mape mogu koristiti i tko ih može koristiti. Vratite se u ovaj prikaz u budućnosti tako da odaberete Promijeni prikaz i odaberete svoj spremljeni prikaz. 2.

Automatski označi poruke kao samo za čitanje ako se oni pojavljuju u zaglavlju za čitanje duže od unaprijed određenog vremena.

Outlook boja razlikuje nepročitane poruke e-pošte od poruka koje ste već imali čitati. Međutim, sve je previše lako da se e-poruka označava kao pročitana kada ste jedva davali prolazni pogled, što može učiniti da ste zanemarili nešto važno.

Da biste to spriječili, odaberite

Datoteka> Opcije> Mail, i zatim kliknite gumb Okvir za čitanje. Označite potvrdni okvir "Označi stavke kao pročitane kada su pregledane u okviru za čitanje". Prilagodite broj sekundi za koji želite da se poruka pojavi u zaglavlju za čitanje prije nego što je Outlook označi kao pročitan. Zadana je 5 sekundi. Recimo da je postavite na 30 sekundi. Nakon toga, dok pregledavate poruke u Reread Bread, samo poruke e-pošte koje se pojavljuju tamo dulje od 30 sekundi automatski će biti označene kao pročitane. Napišite vlastita pravila za prikazivanje poruka

Nepročitane poruke prema zadanim su postavkama označene plavom bojom, ali možete promijeniti ovo.

Outlook 2013 ima novi način indikacije nepročitanih poruka. U pristigloj pošti nalazi se plava traka s lijeve strane poruke, a zaglavlje poruke također je plavo.

Ovo se plavo primjenjuje pomoću uvjetnog oblikovanja. Međutim, možete promijeniti i boju i font. Još bolje možete napisati vlastita pravila i formatirati poruke e-pošte pomoću boja po vašem izboru.

Možete dodijeliti određenu boju e-poštom na temelju onoga tko ih je poslao ili na koje se riječi pojavljuju u naslovu. Da biste to učinili, odaberite

Prikaz> Postavke prikaza> Uvjetno oblikovanje.

Vidjet ćete pravilo nepročitanih poruka i plavu boju. Ovdje možete promijeniti font ili boju prema želji. Možete dodati i novo pravilo na Dodaj

. Počnite upisivanjem naziva za pravilo u okviru Ime. Zatim kliknite Font i odaberite font i boju fonta kako biste se primijenili na zaglavlje e-pošte. Na kraju, kliknite Stanje gumb. Kada se otvori dijaloški okvir Filtriraj, odaberite opcije koje opisuju koje će se vrste e-pošte oblikovati s novim postavkama. Kliknite U redu tri puta da biste spremili postavke. 4. Ponovno postavite traku obveza Možete prikazati traku obveza u programu Outlook 2013, ali ne funkcionira jednako učinkovito kao u prošlosti.

Outlook 2013 onemogućuje traku obveza prema zadanim postavkama, no to je lako vratiti. Kliknite karticu

Prikaži

odaberite Traka za obavljanje, i na padajućem popisu odaberite koje bi stavke trebale biti prikazane na traci obveza. Opcije su za uključivanje Isključeno (zadano) ili za prikaz kombinacije Zadaci, Osobe i Kalendar. Redoslijed kojim odabirete ove opcije određuje redoslijed koji se pojavljuje u traci obveza. Na primjer, Zadatak, prvo odabran, nalazi se na vrhu. Na donjem dijelu trake pojavljuje se druga stavka Ljudi, a na donjem traci se pojavljuje treći, Kalendar. No, traka za obveze više ne funkcionira učinio u ranijim verzijama programa Outlook. Bez obzira na širinu trake, vidite samo jedan kalendarski mjesec. Osim toga, ako nemate sastanke zakazane za danas, tada se sastanke ne prikazuju ni ako imate neke zakazane sutra. 5. Povežite se s računima društvenih medija

Koristite dijaloški okvir Društvene mreže za povezivanje programa Outlook s LinkedInom i Facebookom, tako da pojedinosti vašeg kontakta budu dostupne iz programa Outlook.

Kada Outlook povezujete s računima društvenih medija, modul People može prikazati podatke o kontaktima i njihovim aktivnostima.

Da biste povezali račun društvene mreže s programom Outlook 2013, odaberite

Datoteka> Info> Postavke računa

Računi društvenih mreža. Povežite se s uslugom LinkedIn i Facebook odabirom željene usluge, upisivanjem pojedinosti o računu i davanjem dopuštenja za pristup računu. Sada pojedinosti ljudi iz vašeg popisa kontakata koji koriste društvenu web stranicu koju ste dodali pojavit će se u području Ljudi programa Outlook. 6. Čišćenje kontaktnih podataka Koristite značajku Link Contacts za povezivanje više unosa kontakata za osobu kako bi informacije bile lakše dostupne.

Nove značajke u modulu programa Outlook omogućuju vam pristup informacijama o kontaktima s mjesta, uključujući Facebook i LinkedIn.U nekim slučajevima ćete imati više unosa kontakata na popisu kontakata za jednu osobu, s različitim pojedinostima na svakom mjestu.

Te više unosa možete povezati za jedan kontakt da biste unijeli podatke na jednom mjestu. Kliknite kontakt koji vas zanima i pregledajte njihove informacije odabirom Početna>

Ljudi

. Na desnoj strani zaslona kliknite Poveži kontakte

i otvorit će se dijaloški okvir unos kontakta ili unose za tu osobu. U okvir Search People (Pretraživanje osoba) upišite neke podatke za identifikaciju te osobe i Outlook koji će vratiti sve ostale unose kontakta koji bi mogli odgovarati toj osobi. Ako su iste osobe, kliknite na taj unos da biste povezali pojedinosti. 7. Kontrola gdje Outlook pretražuje prema zadanim postavkama Možete konfigurirati Outlook 2013 tako da zadano pretražuje mape po vašem izboru.

Kad pretražujete poruke e-pošte u programu Outlook, zadani je vaš trenutni poštanski pretinac. Međutim, to je često previše ograničeno. Na primjer, ako želite da se pretraživanje vrati na sve unose koji se podudaraju u svim poštanskim sandučićima, morate odabrati tu opciju s popisa u okviru za pretraživanje za svaku pretragu koju napravite.

Alternativno, možete promijeniti zadanu lokaciju Outlook koristi za pretraživanje. Da biste to učinili, odaberite

Datoteka> Opcije> Pretraživanje.

U području Rezultati možete odabrati uključivanje rezultata odabirom jedne od ovih četiri opcije: Trenutna mapa; trenutnu mapu, trenutni poštanski sandučić kada pretražujete iz pristigle pošte; Trenutni poštanski sandučić; ili Sve poštanske sandučiće. Odaberite opciju koju želite koristiti i kliknite U redu. To će postati zadano za pretraživanja programa Outlook, iako je, naravno, možete promijeniti na pretraživačkoj osnovi po potrebi. 8. Odlučite hoćete li koristiti Quick Steps ili Pravila Quick Steps and Rules izvršiti slične zadatke, ali postoji jasan izbor za korištenje u kojoj svrsi.

Quick Steps su uvedeni u programu Outlook 2010 kako biste dobili način brzog obavljanja zadataka u programu Outlook. Međutim, možda se pitate zašto biste koristili Quick Step, a ne pravilo? Brzi koraci su fleksibilni pa ih možete odabrati kada ih želite koristiti - Pravila su manje fleksibilna i kada se postave automatski se primjenjuju.

Odgovor na koji od njih biste trebali koristiti ovisi o vašem zadatku. Koristite pravila, na primjer, kada možete identificirati poruku koja se uvijek mora obrađivati ​​na određeni način svaki put. Zato biste upotrijebili pravilo ako želite premjestiti sve dolazne poruke od šefa u određenu mapu. Pravilo će dobro funkcionirati ovdje jer će se vaša šefova e-pošta lako prepoznati po jedinstvenoj adresi e-pošte.

S druge strane, ako spremate dolazne priopćenja za medije u posebnu mapu, to može biti zadatak za brzu korak ako ne znaju unaprijed tko će od tih e-poruka doći. Bez načina jedinstvenog prepoznavanja poruke e-pošte koja sadržava press release, ne možete zapisati pravilo za automatsko obradu poruke. Međutim, možete stvoriti Quick Step koji možete kliknuti za premještanje odabrane poruke u određenu mapu. Brzi korak ne može utvrditi da e-pošta sadrži priopćenje za tisak - morate to učiniti - ali će ubrzati postupak premještanja e-pošte ako odlučite da je potrebno premjestiti. Možete izraditi brze korake i pravila u području pošte programa Outlook pomoću alata na kartici Početna.

9. Upotrijebite Favorites

Napravite bilo koju mapu omiljenu pa se pojavljuje na vrhu okvira mape i lako je pronaći i koristiti.

Ako imate nekoliko računa e-pošte, okno s mapama može se pretrpjeti s mapama vrijeme je za navigaciju da biste pronašli one mape koje koristite većinu vremena. Možete pojednostaviti pronalaženje tih mapa ako ih dodate kao favorite.

Ako se ne pojavljuje područje Favoriti, prebacite se na Mail i odaberite

Prikaz> Okvir mape

i kliknite da biste omogućili Favorites (Favoriti). Sada možete dodati bilo koju mapu u Favoriti tako što ćete je desnom tipkom miša kliknuti u oknu Mapa i odaberite Prikaži u Favorites. Možete čak postaviti mapu pretraživanja da bude favorit, pa je lako pronaći i koristiti. 10. Razumjeti posljedice korištenja IMAP-a Ako vaša usluga e-pošte koristi IMAP protokol, neke značajke programa Outlook neće biti dostupne, uključujući označavanje detaljnih poruka.

Ako vaš račun e-pošte koristi IMAP protokol, neke zajedničke funkcije neće raditi u programu Outlook 2013. To će biti problem za sve veći broj korisnika, jer IMAP omogućuje pristup e-pošti s bilo kojeg uređaja. Usluge poput Hotmaila i Gmaila, primjerice, koriste IMAP za e-poštu.

Kada koristite IMAP e-poštu, u programu Outlook više ne možete preuzeti samo zaglavlja poruka i odlučiti od tamo koje će poruke preuzeti. Umjesto toga, sada se sve e-poruke automatski preuzimaju. Osim toga, s IMAP-om ne možete dodati detaljne zastavice u poruke. Zastave su uključene ili isključene i ne mogu biti označene kao različite stvari. Nećete moći dodijeliti poruke ni za kategorije, osim za poruke računa usluge Hotmail.