5 savjeta za napajanje kako biste nadopunili svoj pdf tijek rada - tehnologija vođenja

Ako ste vlasnik male tvrtke ili freelancer, vjerojatno obrađujete puno PDF-ova. Bilo da se radi o fakturama, procjenama ili čak ugovornim dokumentima, gotovo sve se danas šalju u PDF-ovima.

Kako se povećava broj PDF-ova, upravljanje njima postaje gnjavaža. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da nadopunite svoj tijek rada.

1. OCR dokumenti s FreeOCR

OCR je sjajna tehnologija koja obrađuje skenirane ili preuzete PDF datoteke i čini tekst prepoznatljivim. Ovo može biti posebno korisno za indeksiranje stranica koje skenirate skenerom. FreeOCR je besplatni uslužni program za Windows koji radi upravo to.

To je lagana aplikacija koja ide u vašu PDF datoteku, analizira njezin sadržaj i pretvara tekst koji nije moguće odabrati u slikovnom / PDF obliku u normalan tekst na kojem možete raditi.

2. Stvaranje i uređivanje PDF-ova s ​​Foxit Reader-om

Foxit Reader je besplatni PDF čitač za Windows, ali može učiniti puno više od čitanja PDF-a. Foxitovo sučelje izgleda opasno blisko Microsoftovom paketu Office, ali ako pogledamo svijetliju stranu, Officeovi korisnici će se osjećati kao kod kuće. Dokument možete stvoriti u MS Word / Excel-u kao što to činite sada, ali umjesto korištenja MS-ovog ugrađenog alata za izvoz, umjesto toga možete upotrijebiti znatno poboljšanu opciju Foxita.

Važna napomena: Foxit Reader spaja i isključuje adware (čitaj dosadne alatne trake) s proizvodom. Stoga pažljivo pratite korake instalacije i obavezno odaberite prilagođeni način instalacije umjesto zadanog.

Ako imate instaliran Foxit Reader, trebali biste vidjeti opcije PDF-a u programima sustava Office koji se nalaze na izborniku vrpce. Ako tražite izvorniji pristup stvaranju PDF-ova, Foxit je obavezan pokušaj. Foxit možete koristiti i za napomenu i označavanje PDF datoteka.

3. Spremite PDF datoteke na Google pogon

Google pogon vam nudi besplatno 15 GB prostora za pohranu koji možete proširiti plaćanjem godišnje naknade. 15 GB bit će dovoljno za većinu nas. Zašto uopće želite prenositi svoje PDF datoteke na Google disk? Pa, iz istog razloga zašto ste napravili sigurnosnu kopiju stvari u oblak. Imati kopiju na mreži uvijek ima smisla.

A s Diskom možete učiniti puno više od stvaranja sigurnosne kopije PDF-ova. Sustav upravljanja mapama Google diska znači da se svi vaši PDF-ovi mogu dokumentirati na sustavan način što će kasnije smanjiti vrijeme za preuzimanje. Možete ih brzo povezati i sa svojom e-poštom u Gmailu kada nekome morate poslati PDF. Izvrsna Gmail privitak osigurava da primatelj nikad ne mora napustiti preglednik ako samo želi pogledati privitak.

4. Uključite OCR u Google pogon

Google pogon podržava OCR. Što znači da će spremiti vaše OCR'd PDF datoteke i omogućiti vam izravno pretraživanje.

Da biste omogućili ovu značajku, kliknite ikonu Postavke na stranici Google diska, a zatim idite u Postavke za prijenos i provjerite mogućnost koja kaže Pretvori tekst iz prenesenog PDF-a i slikovne datoteke. Sada će se svaka PDF datoteka koju preuzmete skenirati i pretvoriti u format za pretraživanje.

5. Pretražite PDF datoteke pomoću Google diska (ili Evernotea)

Sada, kada su svi skenirani PDF-ovi OCR'd i učitani na jedno središnje mjesto, to može biti korisna. Pomoću Google diska ne možete samo pretraživati ​​PDF datoteke po naslovu već i prema tekstu unutar njih.

Dakle, ako se ne sjećate imena PDF datoteke koju tražite, ali nejasno pamtite njezin sadržaj, Google pogon vam sigurno može pomoći.

Alternativa: Evernote pruža sličnu (i poboljšanu) funkcionalnost, ali dostupan je samo korisnicima Evernote Premium-a. Ako ste jedan od njih, ne mogu vam preporučiti korištenje Evernotea za spremanje i indeksiranje vaših PDF datoteka dovoljno visoko. Budući da je Evernote desktop aplikacija, pretraživanje zahtijeva puno manje vremena, a nedavna ažuriranja Evernote pretraživanja učinila su je zaista moćnom. Ako ste spremni platiti za uslugu upravljanja PDF datotekama, svakako biste trebali potražiti Evernote.