Postanite korisnici PowerBook QuickBooks u 11 jednostavnih koraka

Postoji razlog da QuickBooks ostaje najpopularniji mali računovodstveni softver. Uostalom, Intuit je provela 13 godina da počašćuje svoje značajke. Budući da svake godine postoji nova inačica, možda nećete moći ubrzati sve što možete učiniti kako bi QuickBooks lakše i brže upotrijebiti.

Bilo da gradite izvješća ili traži prečace kako biste pozvali ključne informacije, ti savjeti će vam uštedjeti vrijeme i tipke. Svaki savjet je obilježen QuickBooks izdanju godine u kojoj se prvi put pojavio, ide natrag na QuickBooks 2010. Sve starije jednostavno se prikazuje kao prije 2010.

Make QuickBooks slijedite svoje postavke

QuickBooks nudi ogroman broj mogućnosti u prozor svoje postavke, koji pristupate iz izbornika Uređivanje. Za svaku stavku Prednosti, dobivate kartice za osobne i poslovne opcije. Osobne opcije primjenjuju se samo na trenutnog korisnika, a opcije tvrtke prikazuju se svim korisnicima. Vrijedno je kliknuti na obje kartice kako biste vidjeli sve svoje mogućnosti prilagodbe.

1. Odabir radne površine (QB2010)

Pogled na radnu površinu

Zadani dijagram toka koji se pojavljuje kada prvi put pokrenete novu kopiju QuickBooksa izgleda kao nešto iz računovodstvene klase, ali srećom niste zapeli s njom. U Postavke, pogled na radnu površinu možete odabrati drugi početni zaslon, kao što je popularni Snapshot tvrtke, idite na prozor koji želite, a zatim kliknite Spremi trenutni radijski gumb radne površine. Umjesto toga, QuickBooks možete jednostavno spremiti prozore na kojima radite kada ga isključite tako da kliknete na Spremi prilikom zatvaranja tvrtke. U tom istom prozoru možete odabrati i između zadane opcije, održavanja više prozora otvorenih tijekom rada ili samo jedne opcije (kada otvorite prozor, prethodno se automatski zatvara).

2. Ubrzavanje pretraživanja (QB2012)

Pretraživanje

Značajka pretraživanja QuickBooks omogućuje vam pronalaženje stavki bilo iz datoteke tvrtke ili u datotekama pomoći programa. Na zadanom se polju za pretraživanje pojavljuje na gornjoj traci ikona (pozvano Pogled, zatim Vrh), ali u Postavke, Pretraživanje i odredite želite li tvrtku ili pomoć u pretraživanju datoteka. (Prema zadanim postavkama, QuickBooks omogućuje odabir s padajućeg izbornika ispod pretraživanja koja se podnosi svaki put kad pokrenete pretraživanje.) Na kartici Tvrtka možete odrediti koliko često QuickBooks treba indeksirati datoteku tvrtke tako da pretraživanja odražavaju nedavne unose, QuickBooks preporučuje indeksiranje u intervalima od 30 minuta, no budući da indeksiranje može usporiti program, preporučujemo da se odlučite za duže duljine. Kada trebate pronaći nedavnu transakciju, u ovom prozoru uvijek možete kliknuti gumb Ažuriraj sada.

3. Pronalaženje starih poruka (pre QB2010)

QuickBooks prema zadanim postavkama sadrži hrpu podsjetnika koje možete isključiti provjeravanjem poruke u okviru "Do-not-show-this-message-again". Ali, ako ih želite vratiti, jednostavno prelazite na prozor Opće postavke i kliknite okvir "Vraćanje svih jednokratnih poruka". Ovdje također možete imati QuickBooks pomoću tipke Enter za kartiranje između polja, prikazati (ili potisnuti) urezani tekst u ToolsTips, odaberite između korištenja današnjeg datuma i datuma posljednje transakcije za nove transakcije i još mnogo toga. 2012 i kasnije verzije omogućuju vam pokretanje QuickBooksa u pozadini kako bi se ubrzao pokretanje.

Raditi bolje s podacima i izvješćima

4. Dodavanje ili uređivanje stavki s više unosa (QB2011)

Unosi s više unosa Recimo da morate ažurirati QuickBooks popis, bilo što od kupaca i dobavljača do usluga i dijelova. Dodaj / Uredi više unosa u odjeljku Stavke popisa nudi nekoliko praktičnih načina za to. Prikazivanjem podataka o popisu u obliku tablice slične proračunskoj tablici omogućava vam umetanje, uklanjanje ili premještanje stupaca i zalijepiti kopirane Excel stanice, osim što jednostavno unosite nove unose. A ' Kopiraj naredbu koja se pojavljuje kada desnom tipkom miša kliknete ćeliju, ispunit će ostatak stupca sa sadržajem ćelije. Međutim, pažljivo koristite jer će prebrisati sve prethodne sadržaje.

5. Promijenite izvješće prije pokretanja (pre QB2010)

Izmijeni izvješće

QuickBooks čini prilagodbu izvješća vrlo jednostavno, ali ne morate čekati da se izvješće otvori prije nego što napravite promjene. Prije otvaranja izvješća idite na Postavke, Izvješća i isključite Potaknite me da izmijenite opcije izvješća. Od tada, kada odaberete izvješće, dobit ćete prozor s opcijama prije nego što pokrenete stvarni izvještaj. Ako su vaši skupovi podataka veliki, to može biti stvarni čuvar vremena.

6. Automatsko osvježavanje izvješća u programu Excel (QB2012)

Ažurira izvješća automatski.

Mnogi korisnici QuickBooksa žele izvoziti podatke izvješća u proračunsku tablicu programa Excel, gdje mogu napraviti ugađanje od promjene formata do dodavanja formula. QuickBooks prije nekog vremena napravio je stvaranje proračunske tablice lako stavljanjem gumba programa Excel na vrh izvješća, što donosi prozor s opcijama izvoza. Možete čak postaviti neke opcije programa Excel prije nego što izvozite podatke klikom na gumb Napredno.

Problem s ovim u ranijim izdanjima jest taj da osvježavanje ugađane proračunske tablice s novim podacima iz QuickBooka može biti neuredno. Primjerice, oblikovanje izmjena nije primijenjeno na nove podatke. Izdanje za QuickBooks za 2012 nadograđeno je u funkcionalnost izvoza programa Excel kako bi se riješila barem neka od tih problema. Nakon što izradite Excel radnu knjigu s izvezenim podacima, QuickBooks stvara stavku izbornika u programu Excel koji omogućuje ažuriranje proračunske tablice bez potrebe za pokretanjem QuickBooks.

Postupak još uvijek nije savršen: QuickBooks čak dodaje list u Excel radne knjige stvorene koristeći značajku izvoza kako bi objasnio neka od njegovih ograničenja. Međutim, to može olakšati život ako želite masirati QuickBooks podatke u Excelu.

Pronađite prečace i prilagodbe izbornika

7. Play favorites (QB2011)

QuickBooks ima toliko standardnih izvješća da pronalaženje onih koje redovito koristite iz svojih izbornika mogu dobiti neugodno. Možete izbjeći surfanje izbornika tako da označite izvješća kao faves klikom na ikonu srca ispod bilo kojeg standarda izvješća, zapamćenog ili priloženog - u Centru za izvješća. Nakon toga će se prikazati na kartici Favorites u centru za izvješća, a tu je i naredba Run omiljena izvješća za ažuriranje svih tih izvješća jednim klikom.

8. Prilagodite traku s ikonama (pre QB2010)

Nemojte samo uzeti ikonu kao što je!

Standardno QuickBooks sučelje je napunjeno ikonama za stavke koje možda nikad ne trebate, a ponekad one koje želite nedostaju, Bar ikonu možete učiniti relevantnijom načinu na koji upotrebljavate QuickBooks dodavanjem ili uklanjanjem ikona u prozoru Barriera ikone Prilagodite odabirom opcije Pogled pa Prilagodba trake s ikonama. Ili stvorite nove ikone klikom na gumb Napredno u tom prozoru.

9. QuickBooks informacije o proizvodu (pre QB2010)

Prozor s informacijama o proizvodu QuickBooks pruža obilje statističkih podataka i drugih pojedinosti koje vam možda trebaju za tehničku podršku ili druga pitanja. Između ostalog možete saznati kada instalirate kopiju, točan broj izdanja, informacije o licenci, pojedinosti o broju korisnika i stavkama popisa i još mnogo toga. Pristupite pritiskom tipke F2 na Windows računalu.

10. Skočni kalkulator (pre QB2010)

Skočni kalkulator

Ako trebate napraviti brzu matematiku tijekom kreiranja procjene, prodajne narudžbe ili fakture, nema potrebe za izlazom iz obrasca QuickBooks. Pomoću pokazivača na bilo kojem polju u iznosu od dolara, kliknite jedan od tipki + , - , * ili / oduzimanje, množenje ili razdvajanje), a pojavit će se mali prozor kalkulatora.

11. Mnogo tipkovničkih prečaca (pre QB2010) : Ljudi koji preferiraju tipkovničke prečace za klikom na grafičke izbornike i prozore imaju puno opcija u QuickBooksu, od kojih mnogi datiraju iz svog DOS podrijetla. Na primjer, CTRL-F poziva se u detaljan prozor traženja za praćenje određenih transakcija; CTRL-R proizvodi registar koji je povezan s trenutnom transakcijom. Postoji i tona kontekstno osjetljivih prečaca koji se primjenjuju samo za određene vrste podataka - na primjer, ako radite u polju s datumima, pritisak Y mijenja datum do prvog dana tekuće godine. Da biste vidjeli potpune popise tipkovnih prečaca, započnite odlazak na stranicu pomoći za QuickBooks na ovoj temi. Od tamo možete pristupiti popisima svih kategorija prečaca: Općenito, Datumi, Uređivanje, Pomoć sustava Windows, Aktivnosti i pomicanje po prozoru.