Bolji način dijeljenja dokumenata

Jedan od najjednostavnijih načina suradnje s poslovnim partnerom ili kolegom jest njihovo slanje e-poštom, ali to je i jedna od najtežih navika za prekid. I dok je e-mail tako perverzivan i gotovo trenutačan, pojam serijske suradnje - radim na dokumentu, pošaljite je do vas i vi radite na njemu i vratite ga - je nespretan. Priloženi dokumenti mogu začepiti sustave e-pošte ili ih filtri odbaciti. Ako više od dvije osobe rade na tome, netko mora biti odgovoran za rješavanje sukoba.

Postoje bolji načini i pokazat ću vam nekoliko alternativa. Da biste dobili priliku slati velike datoteke putem e-pošte, vjerojatno postoji desetak ili više usluga kao što je YouSendIt.com koje vam omogućuju prijenos datoteka i zatim samo upotrijebite e-poštu kako biste obavijestili korisnike o tome gdje mogu ići za preuzimanje. Ali to nije baš zadovoljavajuće, a bolja je mogućnost upotreba nečega poput Google Dokumenata. Razmislite o tome kao svoj zajednički hard disk u oblaku. Svaki format sustava Office i PDF mogu se prenijeti na Googleovu uslugu nakon što postavite Gmail račun. Problem je u tome što ih još uvijek morate uređivati ​​serijski.

Da biste izašli na kraj ovog problema, pogledajte Etherboard.com, koji u osnovi postavlja web-stranicu za vaš dokument u stvarnom vremenu. Dodjeljuje slučajni URL, a to je dobro i loše. Dobro, jer jednom kada znate URL, lako možete pristupiti dokumentu. Loše, jer ne postoji nikakva sigurnost nakon što saznate URL, tako da svatko može vidjeti što radite. No, za brzi uređivanje zajedničkog u stvarnom vremenu ne može se pobijediti. Imate prozor za chat na stranu na kojoj možete podijeliti komentare, a svaka autorova promjena dobiva drugačiju boju, tako da možete brzo vidjeti svoje doprinose. Možete se vratiti i na prethodno spremljene verzije, što je vrlo lijepa značajka ako pokušavate pronaći nešto što je izgubljeno u streamu za uređivanje. I, to je besplatno. (Postoji slična usluga od usluge Textflow.com za 100 USD po korisniku godišnje.)

[Više čitanje: Najbolje usluge streaminga TV-a]

Netko sigurniji i više obilježen je Box.net. Ovo je započelo kao mrežna rezervna usluga (vidi moj stupac ovdje), ali se razvila u nešto više. Tim ljudi može podijeliti zbirku dokumenata koji su objavljeni na vlastitu web stranicu. Pretraživanja u cijelom tekstu možete izvršiti diljem ove zbirke i prekinuli su i rasprave. Cijena iznosi 15 USD po korisniku mjesečno. I za razliku od Etherpad, možete dijeliti sve vrste datoteka, a ne samo dokumente za obradu teksta.

Posljednja usluga koju želim spomenuti jest Drop.io. To je poput okvira u kojem možete spremiti čitav niz datoteka i to sigurno, kao što je Etherpad jer imate chat u stvarnom vremenu. Ali ovdje ima dosta toga. Čudna stvar o Drop.io je da imate toliko mnogo načina da biste dobili informacije i izvan zajedničke web stranice. Možete prenijeti sadržaj putem weba, e-pošte, slanja putem SMS poruke, Facebook feedova ili čak telefona ili faksa. Telefonski pozivi spremaju se kao audio datoteke. Možete isprobati uslugu besplatno. Ako samo želite stvoriti jednu "kap" ili zajedničku stranicu koja iznosi 10 USD godišnje za 1 GB prostora. Postoje i drugi skuplji planovi ako želite više prostora za pohranu ili značajke. Još jedna usluga vrijedna je pogledati ContentCircles.com, koji ima plan od 10 $ mjesečno za neograničeni prostor.

Sve su to sjajne alternative slanja sljedeće datoteke putem e-pošte, a mogu vam uštedjeti vrijeme i smanjiti frustracije serijske suradnje. Javite mi što mislite o uslugama ili ako imate druge koje redovito upotrebljavate.

David Strom je bivši glavni urednik mrežnog računarstva, Tom's Hardware.com i DigitalLanding.com i nezavisna mreža konzultant, blogger, podcaster i profesionalni govornik sa sjedištem u St. Louisu. Može se stići na adresu [email protected].