DocSend for Outlook - Bolja komunikacija pomoću dokumenata

Često šaljemo brojne dokumente pomoću Microsoft Outlook . Sada učinite učinkovitiju komunikaciju s dokumentima s dodatkom za Outlook, ` DocSend `. DocSend for Outlook čini dokumente učinkovitijim i značajnijim kanalom za komunikaciju. Nakon što ga instalirate, moći ćete pristupiti datotekama i jednostavno stvarati veze DocSend kada trebate najviše, tj. Kada šaljete e-poštu. Međutim, DocSend za Outlook više je nego samo slanje dokumenata i privitaka. Pročitajte više o ovom novom dodatku za Microsoft Outlook.

DocSend for Outlook

Počnimo s osnovama. DocSend nije nova aplikacija; već neko vrijeme ovdje. Međutim, DocSend kao dodatak za Outlook je nova stvar. To je izvorno analitički alat za dokumente; posebno onima koje šaljete putem e-pošte. Često se pitamo kada šaljemo dokument putem e-pošte; je li osoba vidjela dokument ili ne. Osim; za povjerljive dokumente brinemo se dalje ako je primatelj dokumenta proslijedio dalje. Uz pomoć DocSend možete znati što se događa s vašim dokumentom. Od znajući kada je osoba otvori, koliko puta, bilo da je preuzeta ili ne i da li je proslijeđena nekome; možete držati trag svega koristeći DocSend.

Sada je ovaj alat dostupan za Outlook Mail. DocSend for Outlook radi isto kada se koristi kao dodatak za Outlook Mail. Ona povezuje vaš račun DocSend s Outlook Mailom kako bi lakše olakšala komunikaciju s dokumentima.

Da biste dobili DocSend za Outlook, sve što morate učiniti je posjetiti njegovu početnu stranicu da biste je besplatno preuzeli. To je web-aplikacija koja se otvara u vašem pregledniku. Jednostavno se prijavite pomoću alata.

Sada možete povezati dokumente s računala, kutije, spremnika za ispuštanje, Google diska i OneDrivea na DocSend za Outlook.

Unutar DocSend za Outlook

Sada malo više o DocSend alat. Nakon što se prijavite u DocSend, možete vidjeti sljedeće nadzorne ploče.

Lijevi izbornik alata DocSend sastoji se od kartica Nadzorna ploča, Documents, Present, Contacts, Team i Add-ins.

DocSend funkcionira baš kao i bilo koji drugi alat za dijeljenje dokumenata. Stvara veze za svaki dokument koji dijelite s kontaktima. Čak možete stvoriti različite veze za jedan dokument kako biste pratili dokument. Svaki put kada primatelj klikne na vezu, dobit ćete statistiku o dokumentu. Na primjer, Statistika posjeta prikazuje se na sljedećoj slici:

Kako koristiti DocSend for Outlook

Budući da smo shvatili kako funkcionira DocSend, sada pogledaj kako DocSend radi za Outlook Mail.

Kada se prijavite s DocSendom, možete vidjeti dodatak u programu Outlook Mail. Kliknite Nova pošta i pogledajte desnu stranu novootvorenog prozora pošte. Potražite sljedeću ikonu u plavoj boji.

Kada kliknete na taj logotip, prozor DocSend otvorit će se s desne strane e-pošte. Kao što možete vidjeti na sljedećoj slici, u DocSendu za Outlook nalaze se različite kartice / funkcije.

Dokumenti koji su već prisutni na DocSendu možete vidjeti u odjeljku "Moji dokumenti". Na gornjoj slici imam samo 3 dokumenta. Međutim, ako je popis dugačak, možete pretražiti željeni dokument u prozoru za pretraživanje. Možete čak i prenositi dokument tamo i tamo koristeći DocSend for Outlook ako željeni dokument nije prisutan na vašem popisu.

Nakon što odaberete željeni dokument koji želite poslati kolegi ili prijatelju, možete započeti s postavljanjem njezinih svojstava, Kada odaberete dokument za slanje e-pošte, možete vidjeti sljedeći prozor u DocSend za Outlook.

Kao što vidite na gornjoj slici, za svaki odabrani dokument možete,

• Omogući (ili ne dopusti) anonimno gledanje
• Dopusti (ili ne dopusti) preuzimanje
• Postavi (ili ne postavite) datum isteka
• Zaštita zaporke (ili ne postavlja lozinku za dokument)

4 kartice imaju gumbe za uključivanje i isključivanje s desne strane. Na taj način možete odrediti (i kontrolirati) što primatelj može učiniti s dokumentom. Na primjer, ako odaberete "Isključeno" za "Dopusti preuzimanju", primatelj će moći samo pregledati dokument, ali ga ne može preuzeti na njegovo računalo. Slično tome, možete postaviti i datum isteka dokumenta tako da uključite opciju `set expiration date`.

Dakle, DocSend for Outlook vam omogućuje odabir do kada primatelj može vidjeti dokument u svom poštanskom sandučiću. Nakon datuma isteka (i vremena), primatelj uopće neće vidjeti dokument. Ova značajka je vrlo korisna za dokumente koji imaju ograničen život, kao što su dnevna izvješća ili statistika.

Ako vaš dokument nije zaštićen lozinkom, ne brinite! Sada možete postaviti lozinku koristeći DocSend for Outlook. Jednostavno, kliknite na gumb Uklj./Isklj. Ispred "Zaštita zaporke" i tu i tamo možete umetnuti lozinku.

Konačno, nakon što odaberete sve opcije i postavite svojstva za slanje dokumenta, sada možete umetnite vezu za dokument. Ovo nije ništa drugo nego DocSend for Outlook stvara jedinstvenu vezu za dokument koji ćete poslati. Ovo će biti umetnuto u tijelo e-pošte.

Primatelj će vidjeti ovu vezu u primljenoj e-pošti umjesto same dokumenta. Kada primatelj klikne na vezu, otvara se u pregledniku. Od tamo, primatelj može pregledavati, preuzimati ili ispisati dokument, ovisno o tome koji vam pristup pružaju primatelju. Prozor izgleda kako slijedi:

Osim redovitih radnji, DocSend for Outlook nudi još jednu zanimljivu značajku. Primatelj može komentirati ili postavljati pitanja na temelju dokumenta kroz DocSend for Outlook.

Zaključak

Smatramo da je DocSend for Outlook dobar alat za upravljanje dokumentima. Većina poteškoća vezanih uz dokumente, kao što je njihovo slanje, zaštita lozinki i upravljanje popisom primatelja, može se dobro riješiti DocSendom za Outlook. Možete čitati blog na DocSend for Outlook na DocSend Blogu.

Obavijestite nas o vašem korištenju ovog alata.