E-potpisi: potpuni vodič za potpisivanje bez papira

Vaši najpopularniji planovi za odlazak bez papira dolaze do skrivačkog zaustavljanja kada trebate dobiti nečiji potpis na dokumentu. Taj proces obično uključuje ispisivanje dokumenta, potpisivanje, faksiranje drugoj stranci i čekanje na ispis, potpisivanje i faksiranje - tamo gdje je tiskan još treći put i ostavljen u vladi zauvijek.

To je starinski režim. Puno je posla. Ali je bolji način.

Shema elektroničkog potpisa postali su velika poduzeća. Zapravo, sektor e-potpisivanja je na putu da rastu na sjeveru od 5 milijardi dolara do kraja desetljeća, navodi DocuSign CMO Dustin Grosse.

[Daljnje čitanje: Kako ukloniti zlonamjerni softver s vašeg Windows računala]

Dok se sustavi razlikuju od davatelja do davatelja usluga, opća ideja iza njih je ista. Prenesite dokument - Word, PDF, pa čak i slikovnu datoteku - na mrežnu uslugu, a zatim je označite posebnim napomenama u kojima potpise trebaju ići. Usluga šalje ovu označenu datoteku određenim primateljima, a zatim ga "potpiše" s nekoliko klikova, bilo sa zalihim kurzivnim fontovima ili pomoću iscrtavanja koje koriste pomoću miša (ili prsta, pomoću tableta) na letu, Kada završite, potpisana datoteka vraća se vama, misija je postignuta.

Korisnici potpisuju e-ugovore u stado. EchoSign kaže da sada obrađuje 1,5 milijuna dokumenata mjesečno, a taj broj se povećava.

Je li ovo stvarno legalno?

Zasigurno zvuči brzo i praktično - i pobjeđuje od bavljenja s preporučenom poštom - ali su li e-potpisani ugovori pravni? Hoće li oni držati na sudu na isti način na koji će tinta obojana komad papira? U najvećem dijelu, bez obzira jeste li tvrtka koja generira digitalne dokumente koje treba potpisati ili ako ih potrošač potpiše klikom miša, odgovor je konačan da.

Postavljanje EchoSign može snimiti vaš stvarni potpis pomoću miša ili pisaljkom. [

] Američka je vlada uvelike poduzela najveći korak u rješavanju pravnih pitanja e-potpisa još 2000. godine s aktom ESIGN, koji je elektroničkim potpisima dala istu pravnu težinu kao i rukom. Kao što tvrdi Andrew Legrand, odvjetnik Louisiane Andrew Legrand, u toj je državi "da bi se stvorio elektronički potpis, elektronska oznaka mora biti 1) koju je izradila osoba s 2) namjeru potpisivanja rekorda, nije mnogo drugačiji od rukopisnog potpisa, u suštini, to nije stvarna oznaka već značenje marke koja je važna. "

Jesu li e-potpisi dovoljno dobri za sve? Skoro. Legrand kaže: "Jedini dokumenti koje čuvam izvorne knjige su oporuke i zadužnice, to su jedini dokumenti kojima bih se brinula samo o digitalnim kopijama, a oni su previše važni."

Koliko ozbiljno rade sudovi preuzeti elektroničke potpise? Legrand kaže: "Važno je da prepoznamo da federalni suci koriste digitalne potpise na svim svojim nalozima, kao što vam svibanj ili svibanj ne biti svjesni, ovi sudovi su bez papira.Kada sudac 'znakove', oni koriste PDF softver za postavljanje elektronski da li bi savezni sudovi koristili elektroničke potpise ako bi smatrali da imaju manje težine od rukopisnog potpisa? "

Doista, većina sudova poduprla je odlukama da su e-potpisi jednako legit kao tinte …

Ali tko radi potpisivanje?

Postavljanje DocuSign.

Osim nekoliko ključnih pravnih dokumenata - ako finalizirate svoj prenup vjerojatno ćete to htjeti učiniti na papiru Ugovori se mogu sigurno rješavati putem elektroničkih sredstava. Izuzetak je sve što zahtijeva notarizaciju.

Zapravo, potpis nije samo znak koji kaže da prihvaćate uvjete ugovora ili financijske transakcije. Isto tako služi za potvrdu vašeg identiteta, nakon svega, morate potpisati potvrde o kreditnoj kartici. Ali u mnogim slučajevima, identitet zapravo nije toliko velik. U slučajevima kada je riječ o glavnim financijskim transakcijama, poslovnim operacijama ili pravnim podnescima - obavezan je da bi se osiguralo da ste vi, osoba koja potpišete dokument, zapravo oni za koje tvrde da ste.

To je problem pri e-potpisivanju, Do danas, usluge elektroničkog potpisa nisu doživjele veliku alternativu bilježniku, što ostaje arhaično i dugotrajno povratak koji će vjerojatno biti s nama već desetljećima. Za sada, u mnogim transakcijama visokih dolara, e-potpisi sada postoje zajedno s fizičkim - i u nekim ćete slučajevima morati potpisati dokument na oba načina. Pokušajte dobiti novu kućnu hipoteku i vidjet ćete što mislim.

Opcije e-potpisa

DocuSign vam omogućuje da odaberete koji potpis koristite.

E-potpisi pronalaze dom na svim vrstama poslovnih dokumenata, Od jednostavnih ugovora o uslugama do složenih transakcija s nekretninama, elektronički potpisani dokumenti postaju standardni operacijski postupak.

Cheronn Collins, koji posluje u tvrtki za iznajmljivanje foto kabina u Washingtonu, kaže da je koristila elektroničke sporazume za zatvaranje 30 datum. "Do sada", kaže ona, "nisam primila nikakve negativne povratne informacije od mojih klijenata."

Ako imate dokument koji treba potpisivati, ne morate ga sami koprljati. Dok tehnički možete poslati nekome PDF ili Word datoteku i zamoliti ih da to napišu sa potpisom koji je nacrtala miša, to može biti legalno, ali to je neobičan način za obavljanje posla.

Raznolike usluge temeljene na oblaku popped up kako bi vam pomogao da iskoristite prednosti povećanja e-potpisivanja, čineći cijeli proces jednostavnim i dodavanjem dodatnih značajki koje olakšavaju upravljanje ugovorima i potpuno online. Mnoge usluge nude i mobilne aplikacije koje omogućuju primateljima da se prijavljuju putem vršnog prsta na svom pametnom telefonu ili tabletu (osobito pogodne za osobne poslove). Cijena može izgledati kao da je u cijelom mjestu, ali većina tih usluga nudi plan od $ 20 po korisniku po mjesecu koji je dizajniran za pokrivanje malih tvrtki.

Ovdje su glavni igrači u e-potpisivanju, a evo kako funkcioniraju njihovi alati.

DocuSign

Docusign

Glavni pružatelj usluga u industriji nekretnina, DocuSign s Googleovom podrškom je jednostavna i značajka ispunjena uslugom koju bi bilo koje tvrtke trebalo pronaći jednostavnim. Prijenos datoteka na DocuSign (DocuSign stavlja vaše datoteke u "omotnice" koje možete poslati kao grupu), a zatim povucite i ispustite potpisne okvire na dokumente gdje želite da ti autogrami. DocuSign zatim e-poštom šalje dokumente primateljima koje navedete. Također možete podesiti podsjetnike koji prodiru vaše primatelje na e-mail i postavljaju dokumente da isteknu ako nisu pravovremeno potpisani. Nadzorna ploča omogućuje praćenje svih vaših nepodmirenih i dovršenih ugovora. Dostupne su verzije iOS i verzije sustava Windows 8. Planovi se kreću od besplatnog (vrlo osnovnog servisa) do $ 20 po korisniku mjesečno.

EchoSign

Opcije potpisivanja u EchoSignu

Adobe je kupio u 2011. godini, EchoSign izgleda i djeluje puno slično DocuSignu i usporediv je s njom na većini načina. Prenesete dokumente, postavite lokacije potpisa (ili samo navedite jedan potpis na kraju) i slanje ugovora putem e-pošte. Jednostavna nadzorna ploča omogućuje vam praćenje statusa svih odlaznih i dolaznih ugovora.

Nekoliko zanimljivih značajki u EchoSignu uključuje mogućnost ugradnje faksiranih potpisa primateljima koji se žele potpisati rukom i dodatni sloj potvrde koji vam omogućuje zahtijevati primatelja da unese zaporku koju ste unijeli ili druge osobne podatke, kao što su posljednje četiri znamenke broja socijalnog osiguranja. Naravno, integracija s raznim Adobe proizvodima čini ovu privlačan izbor za PDF-centric trgovine. Dostupne su verzije iOS i verzije sustava Windows 8. Planovi se kreću od besplatne (vrlo osnovne usluge) do 399 dolara mjesečno.

Sertifi

Ova pomalo jednostavnija usluga nije tako lijepa, ali Sertifi ima većinu osnovnih značajki koje trebate u sustavu e-potpisivanja, ako dva glavna igrača gore nisu prema vašim željama. Dokumenti se mogu potpisati u cijelosti elektronski, ili tiskati, potpisati i poslati faksom. Ovdje nećete pronaći nikakvu dojmljivu ploču, ali datoteke se i dalje mogu pratiti preko Sertifija i arhivirane su na web mjestu. Planovi se kreću od besplatnih (vrlo osnovnih usluga) do $ 199 mjesečno.

RightSignature

Značajno kao nešto jeftinija alternativa gore navedenom (14 dolara mjesečno dobiva neograničeno slanje za jednog korisnika umjesto uobičajenih 20 dolara), RightSignature ima sve značajke svojih skupljih kolega, omogućujući vam da postavite terenske lokacije za potpise, inicijale i datume na složenim ugovorima i odredite kada sklapaju ugovori - iako svi potpisi moraju biti izvučeni ručno umjesto da se upisuju.

RightSignature također uključuje on-line izvođača obrazaca, koji omogućuje primateljima da ispune detaljnije podatke o ugovoru (telefonski broj, adresa i tako dalje), pri ruci ako ste željni koristiti svoju uslugu e-potpisa za generiranje velikog broja dokumenata koji zahtijevaju potpise, kao što su sporazumi o članstvu za teretanu ili oduzimanje šteta za iznajmljivanje. Uključena je nadzorna ploča. IOS verzija je dostupna. Planovi se kreću od besplatne (vrlo osnovne usluge) do $ 49 mjesečno (neograničena usluga za 10 pošiljatelja).