Savjeti za upravljanje datotekama i trikovi za Windows 10/8/7

Windows 7 ima prekrasan način organiziranja stvari. Iako uobičajena mapa za dokumente, glazbu, video i slike nastavlja se u sustavu Windows 7, također vam omogućuje stvaranje biblioteka kako biste mogli organizirati datoteke bez potrebe da ih zapravo premjestite.

Savjeti za upravljanje datotekama

Ovaj članak nudi korisne savjete za upravljanje datotekama u sustavu Windows 7, uključujući pristup podmape i sadržajima bez otvaranja programa Windows Explorer.

1: Korištenje zadanih mapa za upravljanje datotekama

Kada instalirate sustav Windows 7, prema zadanim postavkama:

1. Dokumenti
2. Slike
3. Glazba i
4. Videozapisi

Ovo se nazivaju i biblioteke jer možete označiti i dodati datoteke u te mape bez premještanja datoteka s izvornog mjesta. Za ovaj odjeljak ćemo se usredotočiti na spremanje datoteka u ove mape.

Budući da su mape već preimenovane na način da korisnici mogu prepoznati sadržaj tih mapa, preporučuje se da ih spremite u skladu s tim. Ako su Wordovi dokumenti, možete ih spremiti u mapu Dokumenti. Ako spremate glazbene datoteke, možete ih staviti u mapu Music i tako dalje.

Jedini nedostatak korištenja zadanih mapa za upravljanje datotekama u sustavu Windows 7 jest da su te mape posebne za svakog korisnika sustava. To znači da ako korisnički profil krene u korupciju, riskirate gubitak tih datoteka. To također znači da morate sigurnosno kopirati ove mape prije ponovne instalacije sustava Windows 7 ili prije nadogradnje s jednog izdanja na drugo.

Da biste prevladali probleme koji dolaze s korištenjem zadanih mapa u sustavu Windows 7, pokušajte sa sljedećim savjetom.

2: Upotrijebite odvojeni pogon i kreirajte "organiziranu strukturu" za mape

Osobno ne preporučujem pohranu bilo koje vrste podatkovnih datoteka na pogonu sustava, osim sustava i privremenih datoteka. Za podatkovne datoteke koje su vam potrebne, koristite zaseban pogon. To osigurava da i dalje imate datoteke netaknute u slučaju da vaš korisnički profil ide korumpiran bez sigurnosne kopije datoteka. Zapravo, pohranjujem i Outlook PST datoteke u zasebni pogon tako da, kada ponovo instaliram Microsoft Office, ne moram propustiti prethodne poruke e-pošte, kontakte, podsjetnike i zadatke. Jednostavno mogu dodati PST u moj Outlook kako bi se vratili svi e-mailovi, kontakti, zadatke i kalendar.

Windows vam omogućuje da upotrijebite do 255 znakova (uključujući razmake i neke posebne znakove) za preimenovanje datoteka i mapa. Možete upotrijebiti ovu značajku kako biste jasno imenovali mape - tako da vam jednostavan pregled može reći o svom sadržaju. Na primjer, ako ste u poslovnom računovodstvu, možete stvoriti glavnu mapu pod nazivom "Računi". Unutar te mape izrađujete mape koje označavaju fiskalne godine - npr. "2001-2002", "2002-2003" i tako dalje. Unutar svakog od ovih, možete stvoriti mape koje označavaju mjesece: "Travanj", "Svibanj", "Lipanj" i tako dalje. Ako imate više od jednog klijenta, možete dalje stvarati podmape u kojima ćete pohranjivati ​​datoteke povezane s svakim klijentom. To znači da podmapu "2011-2012" može imati podmapu pod nazivom "Svibanj" gdje postoje podmape koje označavaju vaše klijente: "client1", "client2" i još mnogo toga. Evo primjera strukturirane hijerarhije mapa.

Alternativno možete stvoriti glavni sustav pomoću naziva klijenta kao najviših mapa unutar kojih možete izraditi mape koje se odnose na godinu i mjeseca. To vam pomaže upravljati datotekama prema vašem prioritetu: fiskalnim godinama ili klijentima. Možete koristiti papir i olovku kako biste razmislili o vašim potrebama i dizajnirali strukturu prije nego što ih zapravo implementirate na svoje računalo. To će vam pomoći da se bolje odrazite na pohranu datoteka i pristupne potrebe. Pokušajte i javite nam ako se pokaže da je bolji način upravljanja datotekama u sustavu Windows 7.

PS : Također bih pohranio kopiju ove cijele strukture mapa u pohranu na temelju oblaka jednako kao mjera opreza. Može biti slučajeva kada ne možete pristupiti tvrdom disku ili možda ćete morati pristupiti tim datotekama s nekog drugog mjesta. U tom slučaju možete pristupiti kopiji na temelju oblaka pomoću web preglednika. Microsoft SkyDrive omogućuje sinkronizaciju lokalnih datoteka s pohranom oblaka i obratno. Možete stvoriti besplatni račun i preuzeti desktop klijent za sinkronizaciju datoteka s skydrive.live.com. Kada instalirate mapu za sinkronizaciju SkyDrive na tvrdi disk, odaberite pogon koji se razlikuje od onoga koji sadrži datoteke sustava - iz razloga isti kao oni navedeni u prvom odjeljku ovog članka.

3: Korištenje knjižnica za upravljanje datotekama u sustavu Windows 7 Efikasno

Knjižnice omogućuju kategorizaciju datoteka. Uz četiri prethodno spomenute knjižnice, možete stvoriti onoliko biblioteke koliko želite. Ako želite spremiti glazbu prema žanru, možete izraditi knjižnice pod nazivom "pop", "rap", "klasična", "reggae" i još mnogo toga. Slično tome, ako želite spremiti dokumente prema svojim klijentima, možete izraditi biblioteke koje govore "client1", "client2" i još mnogo toga. Dok mape mogu biti bilo gdje na lokalnom disku, možete desnom tipkom miša kliknuti ikonu mape i odabrati jednu od postojećih biblioteka ili stvoriti novu knjižnicu za dodavanje mape. Imajte na umu da će knjižnice sadržavati samo upućuje na izvorne datoteke, tako da u slučaju brisanja ovih knjižnica nećete izgubiti svoje datoteke. Ova slika pokazuje kako se kreirati nove knjižnice pomoću programa Windows Explorer.

Ako ne želite dodati cijele mape, već samo datoteke, otvorite Windows Explorer i desnom tipkom miša kliknite Knjižnice u lijevom oknu. U rezultatu kontekstnom izborniku odaberite Nova, a zatim Biblioteka kako biste stvorili novu knjižnicu. Zatim možete povući i ispustiti pojedine datoteke u nove knjižnice. Za dodavanje više datoteka odjednom, upotrijebite SHIFT ili CTRL da biste odabrali više od jedne datoteke.

4: Upotreba skočnih izbornika za pristup datotekama

Skočni izbornici sadrže dvije vrste datoteka - one koje ste nedavno koristili i one koje ste prikvačili na izbornik Skoči, tako da je možete lako pristupiti. Da biste otvorili skočni izbornik koji se odnosi na bilo koju aplikaciju, desnom tipkom miša kliknite program kada se nalazi na programskoj traci. To može značiti da ćete morati otvoriti program prije pristupanja izborniku Skoči. Kada se otvori izbornik Skoči, možete vidjeti datoteke koje ste nedavno koristili. Da biste povezali srodnu datoteku s izbornikom Skoči, otvorite Windows Explorer i povucite datoteku u program. Kada se ikonu datoteke stavi na ikonu aplikacije na programskoj traci, dobit ćete poruku u sljedećem obliku: Prikvači se na. Nakon toga možete otpustiti ikonu datoteke da biste je prikvačili u izbornik Skoči u toj aplikaciji.

5: Dijeljenje glavne mape na programskoj traci sustava Windows

Ako redovito koristite neke mape koje su sadržane u drugoj mapi, mapu na programskoj traci sustava Windows 7 kako ne biste trebali otvoriti Windows Explorer i krenuti prema datotekama. Za ovaj savjet upotrijebimo gornji primjer, gdje smo stvorili datotečni sustav na temelju godina, mjeseci i potom klijenata.

Desnom tipkom miša kliknite bilo prazni prostor na programskoj traci sustava Windows 7. U kontekstnom izborniku koji se pojavi kliknite Alatne trake, a zatim Nova alatna traka. Dobit ćete dijaloški okvir Select Folder. Pregledajte glavnu mapu, koja je u ovom slučaju Business. Odaberite mapu i kliknite Odabir mape. Ne zaboravite odabrati glavnu mapu, a ne otvoriti ga drugdje ćete dobiti pogrešku. Glavna mapa pričvršćena je na programskoj traci sustava Windows 7. Sada možete kliknuti na znak ">>" pored naziva mape da biste pristupili njegovom sadržaju (sve podmape i datoteke) bez potrebe za otvaranjem programa Windows Explorer.

Klikom na ovu mapu prikazat će se svoj sadržaj u obliku kaskadnih izbornika. Možete otvoriti bilo koju podmapu i kliknuti datoteku koju želite otvoriti. Budući da je glavna mapa uvijek vidljiva na programskoj traci, štedi vam puno vremena. I da, možete, ako želite, postaviti cijeli pogon ili često korištene mape na programskoj traciPostoji mnogo više savjeta za upravljanje datotekama u sustavu Windows 7. Samo sam razgovarao o glavnim sadržajima koje ja osobno koristim. Ako imate nekoga drugoga za dijeljenje, učinite to.