Cjeloviti vodič za arhiviranje e-poruka u programu Outlook 2010

Većina nas koji koriste popularne internetske usluge e-pošte poput Gmail i Outlook.com vjerojatno se nikada ne brinu oko arhiviranja s obzirom na to da imamo GB GB pohrane u oblaku. Međutim, ako radite u nekoj organizaciji ili imate obrazovni račun e-pošte na kojem imate samo ograničen prostor na poslužitelju za pohranu poruka e-pošte, potrebno ih je s vremena na vrijeme arhivirati.

Stoga ćemo vam danas reći sve što trebate znati o arhiviranju e-poruka na klijentu e-pošte Outlook 2010, a koje se lako može implementirati i na ostale njegove verzije.

Pa započnimo s stvaranjem arhive e-pošte u programu Outlook 2010.

Stvaranje arhivske datoteke

Prvo što trebate učiniti je stvoriti novu arhivsku datoteku koja će pohraniti sve adrese e-pošte lokalno na vaše računalo. Da biste ga stvorili, kliknite izbornik Datoteka u programu Outlook 2010 i odaberite opciju Alati za čišćenje. Ne brinite, nećemo brisati nijednu vašu e-poštu.

U Alati za čišćenje očistite opciju koja se zove Arhiva. Kliknite na nju da otvorite prozor za kreiranje arhive. U prozoru odaberite mape koje želite arhivirati. Ako želite, možete odabrati i cijelu mapu. Za uključivanje starih poruka e-pošte u vrijeme stvaranja arhive odaberite odgovarajući datumski raspon.

Na kraju, navedite mjesto na koje želite arhivirati datoteke i kliknite gumb U redu. Možete odabrati i svoj zajednički pogon ako je mapiran na vašem računalu. Outlook će stvoriti PST datoteku za spremanje svih poruka e-pošte kao arhive na vašem sustavu.

Jednom kada se arhiva stvori, vidjet ćete odjeljak Arhiva ispod mapa poštanskog sandučića na lijevom oknu. Početno arhiviranje može potrajati neko vrijeme, ovisno o broju e-poruka koje ste uključili u arhivu.

Arhivirane poruke e-pošte imat će istu strukturu kao i vaš mrežni poštanski pretinac, sa svim mapama i podmapama. Ako ste za arhiviranje odabrali samo određene mape, one će automatski uključiti sve podmape.

Premještanje e-poruka u arhivu

Možete premjestiti e-poštu u arhivu jednostavnim ispuštanjem u odjeljak s arhivima na lijevoj traci. Da biste skupno premjestili e-poštu, odaberite one koje želite premjestiti i desnom tipkom miša kliknite ih da biste otvorili kontekstni izbornik. Ovdje odaberite mape Arhiviraj u odjeljku mape i kliknite OK za pomicanje e-poruka.

Također možete stvoriti postavke automatske arhive za e-poruke. Ako želite stvoriti automatsku arhivu samo za određenu mapu u vašem poštanskom sandučiću, desnom tipkom miša kliknite mapu i odaberite Svojstva.

Ovdje se pomaknite do programa AutoArchive i odaberite postavke koje vam najbolje odgovaraju. Da biste implementirali pravilo automatske arhiviranja u cijeli poštanski pretinac, otvorite Outlook Option iz izbornika i odaberite Napredne postavke.

Ovdje kliknite na Postavke automatskog arhiviranja i stvorite pravila za automatsko arhiviranje e-poruka u vašem poštanskom sandučiću.

Premještanje arhivske datoteke

Ponekad trebate prebaciti s jednog računala na drugo (nadograditi sa starog) ili vam je ponestalo prostora na zajedničkom pogonu organizacije. U tim okolnostima morat ćete premjestiti svoje arhivske datoteke i ponovo ih povezati s Outlookom. Pa da vidimo kako se to može učiniti.

Prekini vezu i premjesti arhivsku datoteku

Prije nego što premjestite arhivsku datoteku, moramo ukloniti vezu iz Outlooka. Da biste to učinili, otvorite izbornik Datoteka i odaberite opciju Postavke računa.

U postavkama računa prijeđite na odjeljak Datoteke podataka i vidjet ćete arhivsku datoteku koju ste održavali u trenutnom sustavu.

Sve što trebate sada učiniti je odabrati arhivsku datoteku i kliknuti gumb Ukloni. Ne brinite, nećete izbrisati arhivsku datoteku, ali ćete izbrisati njezinu vezu samo u programu Outlook.

Sada premjestite datoteku na novo mjesto pomoću bilo kojeg pogona za pohranu koji imate na raspolaganju.

Povezivanje arhivske datoteke

Da biste arhivsku datoteku povezali s Outlookom, otvorite odjeljak Datoteka podataka još jednom u postavkama računa u programu Outlook i kliknite gumb Dodaj. Sada uvezite PST datoteku arhive koju ste napravili sigurnosnu kopiju i otvorite e-poruke iz odjeljka s arhivima.

Sabijanje arhivske datoteke

Ako spremate arhivsku datoteku na lokalni tvrdi disk, vjerojatno ne trebate brinuti o veličini arhivske datoteke, ali ako je to zajednički pogon u organizaciji ili oblačni račun u kojem imate ograničen prostor za pohranu, prekompliciranje arhivske datoteke radi spremanja pohrane bilo bi pametno učiniti.

Da biste složili veličinu arhive, desnom tipkom miša kliknite odjeljak Arhiva u desnom oknu i odaberite Svojstva datoteke podataka. Ovdje kliknite gumb Napredno da otvorite Outlook datoteku podataka. Sada sve što trebate učiniti je kliknuti gumb Compact now da biste smanjili veličinu arhivske datoteke.

Zaključak

Dakle, to je otprilike sve što treba znati o arhiviranju e-poruka na usluzi Outlook 2010, a prilično sam siguran da ove korake možete koristiti i u programu Outlook 2013. Ako imate dodatnih nedoumica u vezi s arhiviranjem e-mailova, samo ostavite komentar i rado ćemo vam pomoći.