Google dokumenti dobivaju zajedničke mape

Google dokumenti primio je ovaj tjedan remont koji korisnicima olakšava dijeljenje stavki, prenosi dokumente i ostaje organiziran. Novi prilagodbe također donose neznatnu promjenu na početnoj stranici Google dokumenata s ujednačenijim i jednostavnijim izgledom.

Dijeljene mape

Jedna od najboljih značajki usluge Google Dokumenti jest njegova sposobnost da vam dopušta dijeljenje i suradnju na dokumentima s drugim korisnicima. U prošlosti, ako ste imali više dokumenata koje biste trebali podijeliti s jednom radnom grupom, Google dokumenti zahtijevaju da pošaljete više obavijesti o dijeljenju za svaki dokument.

Nova značajka dijeljenih mapa rješava taj problem tako što ćete moći postaviti dijeljenje dopuštenja za jednu mapu. Samo povucite i ispustite datoteke koje trebate podijeliti u mapu, a zatim kliknite "podijelite tu mapu" i pozovite članove radne grupe. Osobe u vašoj radnoj grupi dobit će poruku e-pošte s obavijestima o tome da ste podijelili tu mapu. Nakon što se prijavite na Google Dokumente, članovi vaše radne grupe mogu vidjeti datoteke koje ste dodali u mapu, a također ispuštate datoteke u svoju mapu za dijeljenje s istom grupom.

Nova značajka je korisna, ali postoji samo nekoliko trenutaka koju biste trebali imati na umu. Iako je dokument u zajedničkoj mapi, pristupne dozvole za taj dokument priložene su mapi - a ne datoteci. Dakle, ako povučete dokument koji ste vlasnik (tj. Izradili ga) iz dijeljene mape, vaša radna grupa više neće moći pristupiti dokumentu.

Upravljanje vašim tijekovima rada

Pozadinska potražnja je "Stavke Nije u mapama "koji vam omogućuje da vidite sve dokumente koje nemate u mapama. Google je vratio značajku jer su neki ljudi to koristili kao alat za tijek rada.

Jedan od načina da iskoristite ovaj filtar jest koristiti ga kao alat za praćenje dokumenata u nacrtu faze. Tada možete premjestiti dokument u mapu kada bude spremna za premijerno vrijeme.

Postoji jedan detalj koji biste trebali znati kada koristite ovu značajku. Recimo da je John izravno podijelio izvješće s Marijom, ali John to nema prijavite u mapi. Ako je Mary stavlja u jednu od svojih mapa, John će vidjeti da izvješće ima oznaku mape, no ipak će se pojaviti kad John filtrira svoje dokumente "Stavke koje nisu u mapama". Na taj način, Marijin postupci ne prekidaju Johnov tijek rada. Filtar "Stavke nije u mapama" možete pristupiti pod izbornikom "Više pretraživanja" u lijevom navigacijskom oknu.

Google Dokumenti također će vam omogućiti da odjednom prenesete više datoteka. Jednostavno odaberite sve datoteke koje želite pomoću tipki "pomak" ili "ctrl" ("naredba" na Macu), a zatim pokrenite prijenos.

Novi izgled Google dokumenata.

Stari izgled izgleda Google dokumenata.

Primijetit ćete i da Google dokumenti imaju malo drugačiji izgled. Novi izgled je malo kutijar, a vizualne ikone (kao što su zvjezdicom, dijeljenje, prijenos i brisanje) uklonjene su za izgled teksta.

Dijeljenje alternativa

Ako Google dokumenti nisu za vas, Microsoft također ima dvije mogućnosti dijeljenja dokumenata. Live Mesh, pokrenut prošle godine, omogućuje stvaranje mreže uređaja i sinkroniziranja mapa između njih. Live Mesh također vam daje vašu online radnu površinu pod nazivom Live Desktop, gdje možete dijeliti mape s osobama izvan vaše mreže ili mreže. Da biste koristili Live Mesh, morate preuzeti mali program, ali osobe s kojima dijelite stavke trebaju se samo prijaviti za Live Desktop. Live Mesh radi na računalnim i Mac sustavima.

Microsoftova druga alternativa je njegov online prostor za pohranu pod nazivom Skydrive. Međutim, dozvolom za dijeljenje tvrtke Skydrive malo je previše komplicirano pa preporučujem da idete s Live Desktopom i Live Meshom ako ste korisnik usluge Windows Live.