Kako izgraditi i dijeliti baze podataka na webu

Ako ste dio tvrtke, prije ili kasnije želite biti u mogućnosti surađivati ​​na bazi podataka s kolegom ili kupcem. U prošlosti je najjednostavniji način dijeljenja male baze podataka stvoriti proračunsku tablicu i e-poštom poslati svojim suradnicima. Iako to nije najbolja metoda, ona je izdržala više sofisticiranu konkurenciju iz nekoliko razloga:

Prvo, baze podataka i dalje su lukav za neke ljude da razumiju, a proračunske tablice su očite. Tablica je obično sadržana na jednim zaslonom, tako da je netko lako shvatiti svoju logiku, a mreža redaka i stupaca je također jednostavnija od tipične relacijske baze s nizom tablica. Tablice su više od mnogih ljudi - pogotovo onih koji nemaju puno formalne IT obuke - žele se baviti. Drugo, alati za suradnju s bazom podataka teški su za učenje i korištenje. Pogledajte koliko ljudi još uvijek koriste Lotus Notes za e-poštu i ne mnogo više. I budući da se većina nas osjeća ugodno s e-poštom, upotrebljavam ga kao transportni sustav nije sve što opterećujemo. Do dana kada tri osobe rade na istoj proračunskoj tablici ili bazi podataka i izvršavaju proturječne promjene.

Treće, izgradnja pravih vrsta suradničkih aplikacija zahtijeva određenu vještinu i razumijevanje kako i koje vrste podataka dijele. Koliko će ljudi dodati / mijenjati zapise u vašu bazu podataka? Koliko samo želite postavljati upite i izvješća? A kako spriječiti sukobljene istodobna ažuriranja?

[Daljnje čitanje: Najbolje usluge streaminga TV-a]

Kakvi su vaši izbori ako ne želite da prenesete proračunske tablice? Imate dvije osnovne metode. Najprije je koristiti jedan od mnogobrojnih programa baziranih na Internetu. Alpha Five ima neke dostupne web alate, a standardno izdanje je 200 $ ili možete kupiti verziju Filemaker Server za 1000 $. Postoji mnogo drugih, ali ta su dva najjednostavnija za postavljanje i upotrebu preko interneta.

Za oba proizvoda morat ćete koristiti domaćin Windows ili Mac uređaj kod svog davatelja internetskih usluga ili će imati neki drugi način spajanja stroja na koji pokrenete svoju bazu podataka na Internet. (PointInSpace je jedan od pružatelja usluga koji nudi Filemaker Pro hosting račun za 40 dolara mjesečno, a ZebraHost nudi Alpha Five hosting od 30 dolara mjesečno. Evo veze s nizom video tutoriala o tome kako to učiniti s Alpha Five.) Vi također će morati naučiti svoj programski jezik i biti zadovoljni s načinom izrade izvješća. Ova metoda ima prednost da imate pravi program baze podataka i da imate najveću fleksibilnost. No, to ima visoku cijenu ulaska u smislu vještina i može biti više nego što se želite baviti. Evo primjera jednog od zaslona koji pokazuje vrstu programiranja koje trebate razumjeti za Alpha Five:

Ako su vještine potrebne na jednom od njih zastrašujuće, vjerojatno ćete završiti s drugom metodom koja je korištenje jedne od tvrtki za web usluge koje su usmjerene na dijeljenje proračunskih tablica i tabličnih podataka. Iako Google Dokumenti omogućuju ljudima da surađuju na razini datoteka, ono što zaista želimo je nešto malo sofisticiranijim i koje može prepoznati pojedinačne zapise. Postoje najmanje četiri usluge koje sam pronašao da to čine:

TrackVia, 10 $ mjesečno po korisniku

DabbleDB, 8 $ mjesečno po korisniku

Intuit QuickBase 250 $ mjesečno za 10 korisnika

Blist.com, 10 $ po mjesecu po korisniku i 30 $ mjesečno za jedan račun administratora

Uz sve to možete stvoriti račun i prenijeti proračunsku tablicu za otprilike pet minuta. Ako vaš prvi redak u proračunskoj tablici sadrži imena vaših polja, tek se radi o tome. Možete lako sortirati bilo koji stupac brzo klikom na ikonu strelice. Možete brzo pronaći duplicirane zapise, stvoriti predložak spajanja pošte i obrasce za svoje web stranice, sve sa samo nekoliko klikova miša.

Prilagođena izvješća jednostavna su i, štoviše, mogu se distribuirati putem e-pošte suradnicima na određenom rasporedu. Dodavanje različitih suradnika s različitim diskretnim dozvolama vrlo je jednostavno, a za oko 30 minuta možete imati postavljanje projekta i rad s timom. Dobra vijest je da ne morate biti programer, niti se ponašati kao jedan. Također ne morate platiti pristojbu za hosting (koja je uključena kao dio usluge) i sve što trebate je vaš web preglednik za pristup vašim podacima.

Kako biste dobili osjećaj za ono što je uključeno, sve četiri usluge omogućiti vam da počnete s besplatnim računima. U slučaju TrackVia imate 14 dana prije nego što morate dati svoju kreditnu karticu, a u slučaju dabbleDB-a možete koristiti besplatni račun zauvijek, pod uvjetom da vam ne smeta da će vaši podaci biti javno vidljivi. Pomoću blista možete besplatno koristiti svoj račun potrošačkog razreda zauvijek, ali ograničava vas na baze podataka manjih od 100 MB. QuickBase vam daje 30-dnevno besplatno probno razdoblje i mogućnost dijeljenja s do 10 osoba, pa ako tražite nešto za podršku samo nekoliko suradnika koji će biti previše skupi.

Svaka od četiri usluge razlikuje se u smislu kako mogu uvesti podatke u vašu bazu podataka, koje vrste izvješća su dostupne i koliko različitih baza podataka i pohrane je dopušteno po računu. Zato je najbolje isprobati i vidjeti što ima najviše smisla za svoj radni stil i značajke koje morate imati, i koliko daleko možete doći bez poznavanja stvarnog HTML-a.

Pogledajmo kako ste primjerice, uvezite svoje podatke u TrackVia. Kada izradite novu bazu podataka, prikazuju se tri mogućnosti kao što vidite na donjem zaslonu:

Možete prenijeti proračunsku tablicu, a ako kliknete vezu "vidi savjete", vidjet ćete popis upozorenja i upute o tome kako to učiniti. Ako imate svoje podatke u CSV datoteci, prvo ih morate uvesti u Excel prije nego što dobijete podatke na TrackVia. Neke od ostalih usluga omogućuju izravno uvoz CSV-ova ili izrezivanje i zalijepite podatke s radne površine ili web stranice. Imate i mogućnost pokretanja uzorka baze podataka uzorka, a TrackVia nudi više od desetak različitih. Recimo da odaberete predložak kontakata. Zatim možete dodati svaki kontaktni zapis jedan po jedan pomoću standardnog web obrasca ili upotrijebiti alat za uvoz i unijeti tu tablicu.

TrackVia također ima zanimljivu opciju za praćenje posebne pristigle e-pošte koja će prikupiti nove zapise baze podataka i automatsko objavljivanje podataka. Ako idete na alat Prikupljanje e-pošte, vidjet ćete niz zaslona, ​​uključujući onu ispod koje možete upotrijebiti za postavljanje ove značajke. E-mailove možete stvoriti nove zapise ili ažurirati postojeće zapise.

Sretno s dijeljenjem baza podataka i proračunskih tablica!