Kako dobiti najviše iz Outlooka

Mnogi od nas imaju odnos ljubavi i mržnje s Outlookom - da mrzimo to jer ponekad padne neočekivano ili traje dodatnih tri do deset sekundi za nešto što nismo očekivali. Ali vjerujem da većina nas čini kao što je Outlook i njegova intuitivna priroda. Web-mail aplikacije jednostavno se ne osjećaju tako bogatima ili tekućima kao što je Outlook.

Outlook je vjerojatno prva aplikacija koju otvorite kada dođete u ured i posljednju aplikaciju koju zatvarate noću (ako ga zatvorite). Evo mojih 10 najboljih načina za bolje iskustvo s programom Outlook. Prvo ću podijeliti pet osnovnih elemenata koji imaju izvanredan doživljaj programa Outlook, a zatim ću podijeliti naprednije savjete u sljedećem postu.

Povucite i ispustite ništa

Jedna od najvećih prednosti u programu Outlook jest da možete praktično povucite i ispustite bilo koju stavku programa Outlook iz jedne mape u drugu. Povucite poruku e-pošte u mapu kontakata i Outlook će vam stvoriti kontakt s prvom i prezimenom i adresom e-pošte. Povucite poruku e-pošte u mapu kalendara i opet, dogovorili ste sastanak s tijelom e-pošte koja je unesena u bilješke kalendara.

Right Click Anything

Ako ste u nedoumici i ne znate što učiniti sljedeći u programu Outlook, samo kliknite desnom tipkom miša na stavku programa Outlook i izbornik koji će se pojaviti vjerojatno će imati željenu značajku. Desnom tipkom miša kliknite ime na adresi e-pošte i odaberite Dodaj u Outlook kontakt i vaš će kontakt biti automatski kreiran. Desnom tipkom miša kliknite na kalendarsku stavku i možete ga ispisati i preuzeti sa sobom na sljedeći sastanak.

Otvori više programa Outlook za sustav Windows

Koliko od vas želi da Vaša Inbox, kalendar i kontakti budu otvorena cijelo vrijeme? Možete desnim klikom na ikonu kalendara ili mapu Kalendar i odabrati "Otvori u novom prozoru" i otvorit će se druga mapa programa Outlook. Učinite isto tako da desnom tipkom miša kliknete ikonu Kontakt i "Otvori u novom prozoru".

Traži ništa

Ako ste poput mene, čekanje dodatne sekunde da pronađe nešto je neugodno. Jedna od najboljih značajki koje volim o programu Outlook 2007 jest da možete tražiti stvari mnogo brže. Samo brže pretraživanje vrijedi za nadogradnju ako još uvijek koristite verziju stariju od programa Outlook 2007. Samo upišite bilo koju riječ u okviru za pretraživanje u pristigloj pošti i bilo kojoj mapi pošte i Outlook odmah odlazi kako bi pronašao pravu adresu e-pošte. To možete učiniti isto za Kontakti, Kalendar ili Stavke zadatka. Okvir za pretraživanje nalazi se u gornjem lijevom dijelu i brzo će vratiti vašu stavku pretraživanja. Na primjer, u mapama s kontaktima upišite samo u New York i svi će vam se kontakti pojaviti u New Yorku u njihovoj adresi ili bilješkama.

Stvaranje dodatnih mapa ništa

Mnogi od vas već znaju kako stvoriti desnim klikom na popis mapa i odabirom nove mape. Jeste li znali da možete stvoriti i druge vrste mapa, kao što je drugi kontakt, kalendar ili mapa zadatka? Da biste stvorili drugu mapu za kontakt, možda samo jedan sadrži osobne kontakte, samo kliknite desnom tipkom miša na bilo koju stavku mape i odaberite Nova mapa. U odjeljku "Sadrži mape", odaberite Kontaktne stavke i odaberite gdje želite da se Nova mapa za kontakt spremi, a mapa će biti vidljiva.

To su temeljni savjeti za bogatiji doživljaj programa Outlook. Upoznavanje s tim značajkama trebalo bi oboriti mnogo više minuta koje možete koristiti da biste odgovorili na svoje e-poruke. Sljedeći put ću pokriti naprednije značajke koje bi vam mogle pomoći da smanjite količinu e-pošte u pristigloj pošti.

James Wong je suosnivač i izvršni direktor tvrtke Avidian Technologies, proizvođači proroka, jednostavnog CRM softvera za Outlook. James je iskusan i utemeljitelj tri uspješne tvrtke, aktivni investitor i podupiratelj broda.