Kako zaključati podatke u vašim aplikacijama

Vaše svakodnevne uredske aplikacije pohranjuju više skrivenih informacija u dokumente koje stvarate i radite nego što ste možda svjesni. Evo kako osigurati da ne javno objavljujete podatke koji bi trebali ostati privatni.

Skriveni podaci u vašim dokumentima

Microsoftov alat za uklanjanje skrivenih podataka živi do njenog naziva sa starijim Office dokumentima.

Zašto se trebate brinuti?: Nejasni komentari ili vlasnički podaci mogu doći do neželjenih publika.

Scenarij: Vi ste računovođa tvrtke čiji je upravni odbor zatražio da dajete izvršni sažetak rashoda i prihoda - zadatak to zahtijeva suradnju s više ljudi. Nacrt vašeg izvješća - pisan u Microsoft Wordu - mijenja ruke nekoliko dana, budući da razni sudionici unose bilješke, pitanja i možda čak i nekoliko impolitskih neravnina.

[Dodatna čitanja: Kako ukloniti zlonamjerni softver s vašeg Windows računala]

Čišćenje dokumenta prije slanja na ploču, ali komentar "Da li zaista očekuju da ljudi kupuju ovaj sranje?" (zajedno s imenom osobe koja ju je dodao i vremenom i datumom njegova stvaranja) nije nestala - jednostavno se skriva.

Među vrstama metapodataka koje tablice, Wordovi dokumenti i PowerPoint prezentacije mogu zadržati u skrivenom (ali lako otkrivljivom) obliku su ime i inicijali svakoga tko je ikada napisao ili uredio dokument; predloške podataka; revizija dokumenta; uređivanje komentara; naziv vašeg računala, tvrtku čije ime se pojavljuje u informacijama o licenci za vašu kopiju sustava Microsoft Office i ime tvrdog diska ili poslužitelja na kojem ste spremili dokument.

Ugrađene informacije kao što su nazivi poslužitelja datoteka ili korisnička imena - koji se često recikliraju kao log-in vjerodajnice - čine krađe podataka koje je mnogo lakše za korporativni špijun. Ako ne biste objavili pojedinosti o internoj mreži svoje tvrtke za cijeli svijet, zašto biste davali dijelove tih informacija ugrađenih u dokumente koje proizvode za web? Neke od tih informacija su lako dostupne, a izdvajanje ostalih dijelova iz dokumenta može značiti upotrebu binarnih datoteka.

Popraviti: Za Office XP i 2003 možete preuzeti alat za uklanjanje skrivenih podataka tvrtke Microsoft. Za dokumente iz sustava Office 2007 možete koristiti naredbu Inspector dokumenta za pregled i (opcionalno) brisanje neželjenih ostataka metapodataka iz datoteka Word, Excel i PowerPoint.

Neuspješna redakcija

Zašto trebate paziti? Dopuštanje osjetljivih privatnih

Scenarij: Akademici, medicinski istraživači i sudovi ponekad trebaju objaviti verzije svojih privatnih istraživačkih bilješki, podataka ili izvješća za javnu potrošnju. Kada ti dokumenti sadrže osjetljive osobne podatke - nazive, brojeve socijalnog osiguranja, adrese ulica i telefonske brojeve - često je lakše urediti ili prikriti dijelove dokumenta, a ne reviziju izvorne datoteke.

crne trake koje pokrivaju imena ljudi, lokacija i datuma u tiskanim dokumentima odgovaraju za izvješće s papirom, no digitalni dokumenti su druga stvar. Bilo je slučajeva visokih profila u kojima su treće strane lakše otkrile navodno uredjene podatke jer osoba koja je radila s dokumentom nije znala da bilo tko opremljen punom verzijom Adobe Acrobata može ukloniti crnu traku obojanu preko teksta u PDF datoteku. Ako morate javno objavljivati ​​podatke bez otkrivanja osjetljivih pojedinosti, morate se pobrinuti da redakcije koje ste napravili nepovratne.

Popraviti: NASA ima najjasnije online upute za objašnjenje tog postupka. U Wordovim dokumentima lako je spremiti novu kopiju datoteke koju namjeravate redaktirati: Provjerite je li način revizije isključen, a zatim upišite tekst preko teksta koji trebate urediti. Da biste uredili sadržaj u PDF datotekama, morate upotrijebiti dodatak treće strane (kao što je uslužni program Redax za $ 249) ili pokriti tekst s crnim trakama u PDF datoteci, pretvoriti PDF u TIFF sliku, a zatim preoblikovati TIFF u PDF. Jedini nedostatak je što čitatelji gube mogućnost pretraživanja teksta u PDF-u koji je na taj način pretvoren.