Komponente

HyLighter pomaže grupama da surađuju na dokumentima

DIY Morning Routine - 25 Life HACKS to Get Ready Fast for BACK TO SCHOOL!

DIY Morning Routine - 25 Life HACKS to Get Ready Fast for BACK TO SCHOOL!

Sadržaj:

Anonim

Suradnja s drugim članovima tima stvaranje i izmjena dokumenata je uobičajena poslovna potreba. No, koji je najbolji način za rješavanje ovog zadatka? Nova servis za suradnju s dokumentima na mreži pod nazivom HyLighter omogućuje vam upotrebu kodiranja boja kako biste istaknuli napomene koje usluga prati odvojeno od izvornog dokumenta.

Proizvodi namijenjeni rješavanju potreba ljudi koji surađuju na dokumentima već su neko vrijeme bili zaokruženi. Jedan od poznatih primjera je sposobnost Microsoft Word programa Track Changes;

Mnoge poznate web-usluge pružaju vrlo fleksibilne opcije suradnje s dokumentima, uključujući pristup podijeljenim dokumentima. Na primjer, Microsoft Office Live i WebEx WebOffice omogućuju prijenos dokumenata na privatnu internetsku stranicu za dijeljenje, pregled i izmjenu. Basecamp osigurava online Writeboard za suradnju s dokumentima, kao i jednostavne usluge upravljanja projektima.

HyLighter, trenutno u beta testiranju, specijaliziran je isključivo za suradnju s dokumentima. On pruža prednosti nedostupne u više-generičkim uslugama za dijeljenje na mreži - najistaknutijoj intuitivnoj shemi kodiranja boja koja naglašava područja koja se tiču ​​poslovnog tima.

HyLighter prati komentare i predložene izmjene zasebno kako ne bi zakompio izvorni dokument, Zapravo, sami dokument ne možete mijenjati unutar programa HyLighter, što bi ga moglo učiniti neprikladnim za neke korisnike. Ipak, u situacijama u kojima je praćenje brige suradnika važno, to može biti prilično korisno.

HyLighter pogrešno je donio malu slovo c kroz ovaj uvezeni PDF dokument.

HyLighter je posao koji je u tijeku, pa ne bih preporučio oslanjanje na njemu isključivo kada radite s važnim dokumentima; budite spremni koristiti nešto drugo ako se s njim suočite s nedostatcima. Na primjer, usluga kaže da podržava dokumente u Word, PDF i HTML formatu, no neki PDF-ovi koje sam prenio na uslugu nisu bili potpuno vjerni. (HyLighter priznaje da neki višekorisnički PDF-ovi s ugrađenom grafikom, poput onog na zaslonu koji je gore prikazan, možda neće biti ispravno prikazani.)

S druge strane, Wordovi dokumenti besprijekorno su prikazani. HyLighter kaže da planira podržati natpise na grafičkim, audio i video datotekama.

Kako HyLighter Works

HyLighter prepoznaje dvije vrste korisnika: originator dokumenta i pozvanika - osoba koju je inicijator traži sudjelovanje u suradnji. Kratki animirani tutoriali na HyLighterovoj web stranici detaljnije objašnjavaju korisničke uloge.

Pošiljatelj započinje postupak prijave za uslugu i prijenos dokumenta. Naišla sam na manji problem prilikom prvog pokušaja prijave: nisam primio priznanje putem e-maila. No, drugi dan pokušao sam bio uspješan.

Nakon što se prijavite, vidjet ćete suvišno sučelje. Preko vrha nalaze se opcije izbornika za pristup dokumentima koje izradite i dokumenata na kojima ste bili pozvani na suradnju. Desna strana sadrži veze za promjenu profila i za uvoz dokumenata na kojima želite raditi u HyLighteru.

Uvoz dokumenata je jednostavan. Dajete naslov dokumenta, pronađite datoteku na računalu, dodijelite joj status zaštite autorskog prava (siguran, na čekanju ili nije primjenjivo) odabran s padajućeg izbornika, unesite opis ako želite i popis adresa e-pošte osobe koje želite pozvati kao suradnike.

Svaki pozvatelj prima poruku e-pošte koja traži unos dokumenta. Prije nego što radite na dokumentu, pozvana osoba mora postaviti HyLighter račun.

Komentari, ne mijenja

Nakon prijenosa dokumenta s računala na online uslugu (što traje nekoliko sekundi) zapisivši ga.

HyLighterovi barovi u boji nalikuju svjetskim vrhuncima koji se primjenjuju s markerima u boji: ne zaklanjaju tekst. Žute trake označavaju odlomke na kojima ste komentirali, a plave boje označavaju komentare drugih, a zelene oznake označavaju područja od zajedničkog interesa. Tamnije nijanse plave ili zelene pojavljuju se kada suradnici pokazuju osobito zanimanje za segment - na primjer, kada nekoliko sudionika napusti komentare o istom tekstu.

Komentari se pojavljuju u oknu s desne strane dokumenta. Svaki komentar pojavljuje se pod njegovim autorovim imenom, a klikom na malu ikonu u obliku slova desno od imena autora pretvara relevantno crveno označavanje. Ostale male ikone omogućuju zamjenu, dodavanje ili uklanjanje komentara.

Kad dodate ili zamijenite komentare, pojavljuje se jednostavni okvir za uređivanje teksta koji nudi neke uobičajene opcije oblikovanja, kao što su podebljano i kurziv. Na primjer, možete umetnuti linkove na web stranice ili podatke na vanjskom poslužitelju - videozapise s usluge YouTube, ali ne možete prenijeti vanjske podatke u sam HyLighter.

Gumbi koji se nalaze iznad stupca s komentarima čine dodatne dokumente dostupne funkcije. Jedan vam omogućuje stvaranje G-bilješke - opći komentar koji nije povezan ni s jednim dijelom dokumenta. Gumb Usporedi omogućuje vam da navedete komentare koje vidite - vlastite, recite ili samo one kolega.

Nakon dovršetka suradnje, možete pritisnuti gumb Izvoz za izvoz dokumenata i komentara u HTML datoteku, naizgled ograničavajući korisnost usluge. (HyLighter planira u budućnosti uključiti podršku za izvoz u RTF, PDF i eventualne formate Worda.)

U međuvremenu, HyLighterova datoteka pomoći predlaže rješenje koje koristi gumb Easy View: Kliknite za generiranje uži prozor u kojem se označeni dokument pojavljuje u gornjem oknu i komentare u donjem oknu. Ako nemate vrlo mali zaslon, u prozoru Easy View možete otvoriti dovoljno prostora za otvaranje aplikacije za stvaranje dokumenta (npr. Word) u drugom uskom prozoru; ručno možete izvršiti promjene. Očito, ovo nije učinkovit način rada.

Je li HyLighter vrijedan?

Sviđa mi se način na koji HyLighter dijeli komentare iz dokumenta. Većina web-suradničkih alata za suradnju mijenja dokument sam, a kao rezultat toga, kada su uključeni mnogi korisnici, namjera i ton izvornog teksta mogu se izgubiti.

Ako samo jedan ili dva osoba pregledavaju vaš dokument, opasnost od utapanja u komentarima može biti vrlo mala. U međuvremenu, dodatni rad prijenosa komentara i promjena u izvornom dokumentu može se pojaviti kao glavni nedostatak.

HyLighter je slobodan za upotrebu tijekom beta razdoblja, a usluga pokazuje pravi obećaj. Ako trebate surađivati ​​na dokumentima, preporučujem da ga isprobate da biste provjerili odgovara li vašem stilu.

Nakon što se pojavi konačna verzija HyLighter, ona će biti dostupna kao aplikacija koju korisnici mogu instalirati na svoj poslužitelj, kao kao što je domaćin usluga. Cijene nisu postavljene.

Richard Morochove je IT konzultant i pisac. Pošaljite mu pitanja o korištenju tehnologije u vašem malom ili srednjem poduzetništvu putem e-maila. PC World može urediti vaš upit i ne može jamčiti da će sva pitanja biti odgovorena.