Ured za rješavanje problema bez papira spašava uslugu hitne pomoći

Kada prvi odgovori na Georgia- temeljen nacionalni EMS ići na posao, oni spasiti živote. Oni također proizvode planinu papira, a sve se mora točno upravljati i sigurno pohraniti najmanje sedam godina. Skladištenje svih tih dokumenata bilo je monumentalan zadatak, a tvrtka je trebala koristiti veliki skladišni prostor za pohranu. A radno vrijeme izgubljeno u pohranjivanju i upravljanju sve, a dohvaćanje dokumenata po potrebi, bilo je preveliko 12 osobnih službenika.

Da biste dobili sve ovo papirologije pod kontrolom, nacionalni EMS naziva Računalo Troubleshooters NRD. Procijenili smo trenutnu infrastrukturu tvrtke i došli smo do rješenja koja pojednostavljuju proces upravljanja cjelokupnom dokumentacijom dok ispunjavaju stroge zahtjeve Zakona o privatnosti i prenosivosti zdravstvenog osiguranja i drugih vladinih propisa.

Preopterećenje dokumenta

nas, nacionalni EMS radio je iz kutije s datotekama i velikih ormarića datoteka. Datoteka s šest vertikalnih datoteka ormara koristila se za pohranjivanje datoteka, a svakih nekoliko mjeseci one će se napuniti. Tada će datoteke biti prebačene u dugoročno skladište skladišta, gdje bi sjedile sedam godina. U međuvremenu, tvrtka zapošljava kurere da preuzmu dokumente i isporučuju ih između ureda i skladišta.

[

] Također, budući da tvrtka radi s Medicare i Medicaid, oni morati napraviti više kopija dokumenata za korištenje u više datoteka. Nekoliko desetaka puta dnevno, zaposlenici moraju povući postojeće datoteke iz skladišta, što traje oko 15 minuta da se ustaju, idite u sobi za datoteke, pronađite datoteku, povucite i vratite se na njihov stol. Izračunavamo da gube ekvivalent od dva zaposlenika s punim radnim vremenom koji svaki dan povlače datoteke.

Uspostavili smo plan za zaustavljanje savladavanja ovog papira i pojednostavljenje tijeka rada tvrtke, smanjenje troškova rada i poboljšanje učinkovitosti.

Pametnije upravljanje dokumentima

Najprije smo trebali ukloniti oslanjanje tvrtke na ormare i papir. Da bismo digitalizirali sve papire, instalirali smo Kodak dvostrano skenirane ploče. Svi osoblja za naplatu sada imaju svoje skenere na svojim stolovima, a dva veća skenera Kodak i1220 sada su centralno smještena za uobičajenu uporabu. Udaljeni radnici će također imati manje skenere i izravno će skenirati poslužitelju na daljinu.

U središtu našeg rješenja postavili smo Cabinet NG, sustav za upravljanje dokumentima koji im pomaže da zajedno sklope papir dok pružaju siguran, revizijski upravljani sustav koji će im omogućiti lakše usklađivanje s HIPAA i drugim propisima. Instaliramo poslužitelj za obradu ovog opterećenja, jer će potražnja na njemu biti previsoka za postojeći poslužitelj tvrtke. Ovaj novi poslužitelj također će obavljati ulogu terminalskog poslužitelja tako da udaljeni korisnici mogu pristupiti sustavu bez ikakvih kašnjenja.

Kabinet NG također ima sposobnost povlačenja podataka iz postojećeg sustava pa smo preporučili mogućnosti sinkronizatora i dohvatnika za integraciju u svoje postojeće programe i infrastrukturu. Na taj će način moći podignuti datoteke koje im trebaju za određenog klijenta koji su ih izdvojili u svom softveru za naplatu bez potrebe za traženjem tog klijenta u CNG-u. Usklađivač omogućuje jednokratno uvoz ili stalnu sinkronizaciju postojeće baze podataka kao što je to njihovo softver za naplatu. Retriver omogućava im da povezuju Cabinet NG sa svojim postojećim programima ili web aplikacijama, tako da kada povuku kupca u taj program, retrivera povlači dokumente u CNG. To je velika prednost jer im je omogućilo da integriraju upravljanje dokumentima u svoje postojeće programe bez nadogradnje ili zamjene.

Također preporučujemo da iskoriste funkcije tijeka rada CNG-a za automatizaciju nekih od njihovih uobičajenih zadataka. Međutim, oni premjestiti papir oko ured sada može biti učinjeno elektroničkim putem. Novi tijek rada omogućuje im da brzo obavljaju važne zadatke, kao što su usmjeravanje svih vremenskih listova na jednog upravitelja za odobrenje i premještanje svih mapa nekome određenom za pregled. Buduće planove tijeka rada, uključujući automatizaciju nekih njihovog stvaranja dokumenata i usmjeravanje ih automatski osobi koja ih treba odobriti ili ih sljedeće uređivati. Možemo stvoriti upozorenja i uvjete za bilo koji dokument koji im je potrebno.

Da bismo zadržali kontrolu nad troškovima licenciranja, preporučili smo kabinet NG licenca od 20 sjedala s mješavinom imenovanih korisnika i istodobnom licencom korisnika. Na taj način istodobna licenca može biti dodijeljena većem broju korisnika, poput onih koji rade u različitim smjenama.

Isplata

Najjasnija korist od našeg rješenja je da će nacionalni EMS moći ukloniti sav taj papir i troškove povezane s njegovom pohranjivanjem. Usklađivanje s HIPAA i drugim propisima bit će lakše održavati i lakše pratiti. Smanjivanjem količine papira koje proizvode, uključujući uklanjanje strojeva za kopiranje velikog volumena koji su koristili za izradu više kopija za svaku datoteku, tvrtka će uštedjeti oko 6000 dolara godišnje.

Nacionalni EMS će također vratiti otprilike 80 radnih sati tjedno, budući da zaposlenici više neće trebati ručno slati i preuzeti papirnate dokumente. U međuvremenu, značajke elektroničkog praćenja CNG-a poboljšat će radničku odgovornost. Svi papirni dokumenti koji su im sada mogu se skenirati i isjeckati. Tijekom sljedećih nekoliko godina, tvrtka će moći postupno ponovo razmotriti svoje skladišne ​​prostore, jer postojeći arhivi dostižu zahtijevano razdoblje skladištenja od sedam godina.

Upoznajte profesionalce

Doug Smith je vlasnik i vlasnik računalnih rješenja za rješavanje problema NRD, IT tvrtka Covington, Georgia s više od 50 godina kombiniranog IT iskustva na osoblju. Zajedno, tim posjeduje više od 50 standardnih certifikata, uključujući više MCSE-ova. Kontaktirajte ih na 404-477-1302 ili putem njihovih web stranica.

Za više realno tehnoloških rješenja za male i srednje tvrtke - uključujući usluge oblak, virtualizaciju i potpune mrežne remontove - pogledajte Tehničku reviziju PC Worlda.

Ako ste davatelj informatičkih usluga koji poslužuje malo i srednje veliko poslovno tržište i želite saznati kako možete doprinijeti PC World Tech Audit, pošaljite mail na [email protected], Uvijek tražimo više talentiranih stručnjaka.

Tech Audit je napisan i proizveden u suradnji s IT profesionalcima na terenu. Sve preporučene preporuke i mišljenja predstavljaju nezavisnu prosudbu autora i ne odražavaju nužno od onih iz PC World ili njegovog uredničkog osoblja.