Uštedite vrijeme i novac pomoću alata za online sastanke

Ako ste poput mene, vjerojatno mrzite prisustvovanje poslovnim sastancima. No, pojavili su se brojni korisni alati temeljeni na Internetu, koji mogu pomoći rasporedu radnih grupa i učinkovitiju provedbu. Svi alati ovdje funkcioniraju unutar najpopularnijih web preglednika, a većina njih dostupna je besplatno ili za prilično niske mjesečne naknade.

Sinkronizacija višestrukih kalendara

Sigurno su najčešće situacije u kojima želite sinkronizirati zajednički kalendar, kao što je između nečijeg PDA-a i njihovih Microsoft Outlook radnih površina, ili između kalendara šefa i pomoćnika. Mnoge usluge mogu olakšati dijeljenje kalendara između članova radnog tima (ili čak između članova obitelji ili prijatelja). Google kalendar i Yahoo kalendar nude besplatnu sinkronizaciju kalendara, a brojni drugi proizvodi - uključujući Calgoo's Connect, Apple's MobileMe i iTunes za svoje račune i iPhone, NuevaSync i SugarSync - rade s obje usluge. BusySync i Spanning Sync također mogu sinkronizirati Appleove iCal kalendare s Google kalendarom.

Ali ove usluge sinkronizacije ne rade uvijek ispravno. Dio problema je taj što većina online kalendara i proizvoda za raspoređivanje koriste e-poštu za obavijesti o događajima i pozivima, a različitim kalendarskim programima teško je prepoznati ili djelovati na takve poruke na bilo koji dosljedan način. Drugi problem je da ako dobijete e-poštu iz kalendarskog programa s ugrađenim URL-om, vaša korporativna antispam usluga može je blokirati. A u još jednoj situaciji, dvije osobe na dva različita poslužitelja sustava Microsoft Exchange možda žele zakazati zajednički sastanak - moguće je povezati kalendare za Exchange kako bi se sinkronizirale s istim računom Google kalendara, ali to može biti lukav. Jedno potencijalno rješenje za taj posljednji problem jest korištenje Cemaphoreovih Mail Shadow za Google Apps za usklađivanje poslužitelja Exchange s Google Kalendarom; softver $ 60 po računu e-pošte godišnje.

[Daljnje čitanje: Najbolje usluge streaminga TV-a]

Jedna stvar koju Google kalendar i Yahoo kalendar izvrsno rade šalju podsjetnike za e-poštu o ponavljajućem sastanaka na zbirku adresa. Sve dok ste unijeli prave adrese, ova funkcija dobro funkcionira.

Neka klijenti postavljaju sastanke

TimeDriver nadzorna ploča pokazuje status vaših raznih obveza.

Što ako želite da vaši klijenti ili bilo koji drugi ljudi nije zaposleno vaša tvrtka da biste svoje vrijeme rezervirali izravno? U davno prošlosti, tajnici imenovanja bi bili zaduženi za šefove kalendare i postavili bi sastanak olovkom i papirom. Sada možete usmjeriti klijente i vanjske kolege na web-mjesta samoposluživanja rasporeda sastanka, kao što su HourTown ili TimeDriver. Ove web stranice mogu prikazati slobodno i zauzet vremensko razdoblje vašeg osoblja, kao i preostalo vrijeme "inventara" za sastanke. Oni također šalju obavijesti putem e-pošte i ne zahtijevaju nikakav poseban softver izvan web preglednika kako bi potvrdili termin. Možete jednostavno prilagoditi raspored kada izlazite iz grada ili pak inače nedostupni. Obje usluge dostupne su po razumnoj cijeni: TimeDriver ima besplatno 90-dnevno probno razdoblje i 30 USD godišnje;

Postavite zajednički sastanak ili raspored mijenjanja

Na SetMeetingu je relativno lako organizirati sastanak među sudionicima različitih tvrtki.

Kako o situaciji u kojoj želite organizirati zajedničko vrijeme sastanka za ljude koji dolaze iz različitih tvrtki? Organizator sastanka mogao bi poslati obavijest putem e-pošte s nizom mogućih otvorenih vremena i zamoliti svakog sudionika da provjerava koji od tih vremena radi za njih. Ali ako ste ikad pokušali organizirati takav sastanak, znate kako se brzo možete pokopati u svim odgovorima putem e-pošte.

Slobodne usluge SetMeeting.com (iz agenta za sastanke) i Doodle korisne su u tom smislu. Najveća slabost SetMeeting.coma je da nakon pokretanja postupka ne dopušta vam promjenu lokacije sastanka bez otkazivanja i početka ispočetka. Doodle, koji je manje sofisticiran i ima manje mogućnosti, zapravo je više od polling uređaja koji će vam pomoći da pronađete zajedničko vrijeme; ali možete ga privući ako je to sve što želite učiniti.

Schedulefly ima i Facebook aplikaciju, tako da možete integrirati svoj kalendar za pomak.

Druga situacija mogla bi uključivati, recimo, veliki broj zaposlenih u smjenama ili volonteri čija raspoloživa vremena želite koordinirati. Premda to zapravo nije problem raspoređivanja sastanka, to može biti dugotrajan posao ako se pokušate riješiti ručno ili pokušati dogovoriti kroz mnogo povratnih i naprijed poruka e-pošte. Plaćene usluge Schedulefly i Shiftboard namijenjene su za tu svrhu. Prva je bila razvijena za osoblje restorana, a potonja je izvorno izgrađena za zdravstveno tržište. Oboje su od tada proširili fokus i mogu se prikazivati ​​u bilo kojem web pregledniku. Schedulefly počinje s 20 dolara mjesečno za do 19 korisnika; Shiftboard počinje s 50 dolara mjesečno za pet jedinstvenih prijava. Naknade se povećavaju za veće grupe. Schedulefly ima Facebook plug-in, tako da možete koordinirati i objaviti vrijeme prebacivanja tamo.

Slanje upozorenja o putovanjima do udaljenih kolega

Tripitova glavna stranica prikazuje vaša nadolazeća putovanja i tko će putovati u blizini vašeg grada

Prilično neobična usluga je ona koju nudi Tripit.com. Ideja iza web stranice je za vas da objavite svoje putne aranžmane i iskoristite njegove mogućnosti društvenog umrežavanja da kažem vašim suradnicima i prijateljima kada će vas putovanja odvesti do njihovog susjedstva ili saznati kada će vam biti na vratu šume, Naravno, postavljanje toga znači slanje više poziva na još jednu društvenu mrežu i dobivanje što je moguće više ljudi (ili barem onih koje želite vidjeti licem u lice) kako biste se pridružili svom Tripit krugu. No, nakon što postanete mreža prijatelja, obavijestite ih o vašem putovanju relativno je jednostavna: samo proslijedite potvrdu e-pošte za vaš zrakoplov ili rezervaciju hotela na posebnu adresu ([email protected]), a web lokacija će automatski analizirati informacije u potvrdi, saznajte tko putuje i objaviti putni itinerar na vašu mrežu. Usluga je također besplatna i može se integrirati s vašom LinkedIn mrežom, tako da ne morate sastaviti svoju obavijestnu mrežu od početka.

Kao što možete vidjeti, sve vrste web-based usluga mogu vam pomoći u rasporedu i učinkovitije koordiniraju sastanke vaših osoba. Sada, samo ako bi netko razvio uslugu koja bi mogla obavijestiti svima da imate 10 minuta kasnjenja za svoje obveze!