Sedam bitnih načina da smanjite troškove tehnologije

Tehnološki troškovi mogu lako uništiti bilo koji proračun - ovdje je nekoliko softverskih nadogradnji i novih sustava, drugu IT osobu koja će upravljati vašom mrežom - i prije nego što to saznate, potpuno ste erodirali zaradu

Da li vaša tvrtka ima samo dvije ili dvije stotine, ti savjeti mogu vam pomoći smanjiti troškove, uštedjeti novac i omogućiti vam da se usredotočite na ono što je doista važno: dno crta.

1. Koristite otvoreni izvor i slobodni softver

Neka se suočimo s njom - kada pokušavate zadržati svoje poslovanje, plunking dolje puno gotovine za off-the-shelf softver boli poput dobivanje šupljine ispunjen bez Novocain. Srećom, besplatni i niski troškovi softvera mogu biti ugodno iznenađenje u smislu robusnosti i funkcionalnosti.

Iako nije poliran kao Microsoftov uredski paket (ali ne i onoliko memorije ili resursa), OpenOffice.org je besplatan, open-source alternativa s punim paketom aplikacija za obradu teksta, proračunske tablice, prezentacije i baze podataka koji su kompatibilni s Microsoft Officeom. Iako aplikacije OpenOffice omogućuju gotovo sve što možete učiniti u sustavu Microsoft Office, interoperabilnost između dva apartmana nije bešavna. Na primjer, ako koristite značajku Promjena zapisa teksta, može biti teško kasnije izbrisati ili izmijeniti uređivanja prilikom korištenja dokumenta u OpenOfficeu i obrnuto.

Google dokumenti su još jedna održiva i besplatna alternativa za Microsoft Office - i nema softver za preuzimanje ili instaliranje. Iako nije gotovo potpuno opremljen kao Office ili OpenOffice, njegova osnovna funkcionalnost i pojednostavljeno sučelje mogu biti sve što vam ikada trebate.

Stvaranje PDF datoteka može biti ključno za posao, ali trošenje 450 dolara na Adobe Acrobat Professional nije, CutePDF je besplatan program koji jednostavno izvozi datoteke u PDF. Samo ga preuzmite i instalirajte; iz ciljne datoteke, odaberite Datoteka • Ispis, i odaberite CutePDF iz izbornika pisača. (Ako upotrebljavate OpenOffice ili Google Dokumente, nećete ni trebati instalirati CutePDF - oboje vam omogućuju izravno izvoz u PDF).

2. Telecommute

Gartner Research predviđa da će do 2009. godine više od 25 posto američke radne snage telekomunikacije. Daljinski posao omogućuje vam uštedu na troškovima plina, ali isto tako možete ostati jednako produktivni kada radite kod kuće, zahvaljujući alatima koji olakšavaju povezivanje i suradnju (gotovo kao da ste bili u uredu).

Wikiji je jednostavan za objavljivanje teksta ili dokumenata kako bi grupa mogla napraviti komentare ili izmjene. Neki wikiji su besplatni i javni, dok su drugi usmjereni na poduzeća, s više robusnih sigurnosnih značajki. PBwiki nudi tri okusa: Business, Academic i Personal. Web mjesto uključuje WSIWYG alate za uređivanje, prostor za pohranu, SSL šifriranje, automatske obavijesti putem e-pošte ili RSS i kontrole pristupa. Ona također nudi razumno poslovno određivanje cijena - besplatan je jedan do tri korisnika, 8 $ mjesečno po korisniku za 4 do 99 korisnika, a 6 $ mjesečno po korisniku za 1000 do 4 korisnika.

Navedeni Google dokumenti također su telekomunikacijski, prijateljski, nudeći pristupačan i jednostavan način dijeljenja datoteka (i držati kartice o promjenama). Nakon što izradite datoteku u Google dokumentima, jednostavno pozovite druge da surađuju na mreži. Kada završite, možete izvesti datoteku u Word, Excel, PDF ili PowerPoint.

Ako se približite postavljanju VPN (virtualne privatne mreže), usluge kao što je LogMeIn Hamachi mogu biti samo vaša karta do udaljenog VPN pristupa bez glavobolje. LogMeIn Hamachi obećava jednostavno postavljanje pomoću peer-to-peer tehnologije kako bi se zaposlenicima izvan mjesta pristupiti datotekama. Usluga funkcionira unutar vašeg vatrozida i košta samo 5 USD mjesečno za jednu korisničku licencu.

Ako vaša tvrtka nema i ne treba centralizirani poslužitelj, Central Desktop je način za dijeljenje dokumenata na mreži gotovo bez korištenja postaviti. Web mjesto omogućuje velikim ili malim skupinama jednostavno dijeljenje datoteka, pratiti tko je odjavio koje datoteke (ili ih je izmijenio) te postaviti zasebna računala za više grupa korisnika.

Besplatni plan daje vam 25 MB prostora i podržava dva radna prostora sa svakim pet korisnika. Najniži plaćeni plan iznosi 25 dolara mjesečno za tri radna prostora, svaka od 10 korisnika i 500 MB pohrane datoteka. Na vrhunskoj razini, 249 USD mjesečno vam daje 100 radnih prostora, 100 internih korisnika (zaposlenika) i 100 vanjskih korisnika (prodavači, klijenti ili partneri), 25 GB prostora za pohranu i prilagođenu marku. Dodatni trošak donosi dodatne sigurnosne i web sastanke.

Više savjeta i studija slučaja potražite u vodiču za daljinski rad na PC World-u.

3. Održavanje online sastanaka

Zašto letjeti da biste vidjeli klijenta kada možete održati sastanak u cyberspaceu? Korištenje besplatnog softvera za video konferencije, kao što je Skype, trebate samo web-kameru, računalo i internetsku vezu - štedi novac ne samo na putnim troškovima, već i na dugoj udaljenosti. Skype ponekad pada pozive i može biti statik, stoga održavajte nekoliko sastanaka prije nego što potpuno ispustite fiksnu mrežu.

Ako želite nadograditi na robusniju uslugu web-konferencija, Cisco WebEx omogućuje dijeljenje dokumenata, podržava do četiri web-kamere i omogućuje prikaz prezentacije s radne površine.

GoToMeeting je još jedno rješenje koje nudi VoIP, podržava sastanke s do 15 sudionika i omogućuje prezentaciju, suradnju ili obuku na radnoj površini, štedi novac za putovanja troškove i prostor za sastanke. Tko ne želi napraviti prezentacije u svojoj pidžami

Za više avanturističkog, Second Life omogućuje vam besplatno stvaranje avatara i upoznavanje "u svijetu", stvaranje video prezentacija i održavanje virtualnih sastanaka ili treninga. Također možete kupiti poslovni prostor u Second Lifeu ako želite postaviti više stalno mjesto za zaposlenike da se sastaju i surađuju.

4. Kupnja prepravljenog hardvera

Dok kopirate otvoriti kutiju s sjajnim novim računalom, neusporediv je uzbudljivost, spremište vašeg poslovnog paketa je bliska sekunda. Kupnja obnovljenog (gotovo novog) hardvera odličan je način za postizanje dogovora.

Ako imate pogled na određenu robnu marku računala, idite na web mjesto tog proizvođača da biste pronašli ponude na obnovljenim sustavima. Ali imajte na umu da svaki dobavljač definira obnovljeno malo drugačije. Na primjer, Dell prodaje tri vrste obnovljenih računala, a sve se testiraju i vraćaju na tvorničke specifikacije: Certified Refurbished uključuje prijenosna računala i stolna računala koja su vraćena Dellu i mogu imati manje kozmetičke dreke ili mane; Prethodno novo naručeno znači da je računalo isporučeno novim, ali kupac je odlučio vratiti sustav bez toliko da je podigne; Proizvodi od ogrebotina i dlačica mogu se pojaviti malo više "istrošeni" izvana, ali još uvijek dobro funkcioniraju i ne sadrže ogrebotine ili ogrebotine na osloncu za ruku ili zaslonu.

Trgovina Dell Outlet omogućuje traženje obnovljenih Dellovih stolnih računala, pribor i prijenosna računala po cjenovnom rasponu; većina predmeta koštala je do 35 posto ispod maloprodajne cijene. Primjerice, laptop s certifikatom Flamingo Pink Refurbished Inspiron 1720 s procesorom Intel Core 2 Duo, 17-inčnim LCD zaslonom i SATA tvrdim diskom od 120 GB bio je 879 dolara na mjestu Dell Outlet. Cijena ovisi o tome ima li predmet ogrebotine i udubine, bilo da je naređeno novo, i drugim čimbenicima. Ako niste zadovoljni s kupnjom, možete vratiti proizvode u roku od 21 dana od datuma pošiljke, a to nije naknada za ponovnu uspostavu ako proizvod nije neispravan.

Ako ste Macov bhakta, Apple prodaje prepravljene proizvode putem svoje internetske trgovine. Ali nemojte očekivati ​​velike uštede - neki od novijih proizvoda su samo 200 dolara manje od maloprodajne cijene. Međutim, u nekim slučajevima možete uštedjeti mnogo više. Nedavni pregled Apple Storea otkrio je obnovljeni MacBook Air (s procesorom Intel Core 2 Duo 1,6 GHz, zaslonom s velikim zaslonom od 13,3 inča, 2 GB memorije, 80 GB PATA tvrdim diskom i ugrađenim iSightom kamera) na 1499 dolara, u usporedbi s 1799 dolara u maloprodaji. Obnovljeni iMac (s 2,8 GHz Intel Core 2 Extreme procesor, 24-inčni sjajni široki zaslon, 2 GB memorije, tvrdi disk od 500 GB i ugrađeni iSight fotoaparat) bio je naveden na 1599 dolara, u usporedbi s 2299 dolara u maloprodaji.

Appleov obnovljeni proizvodi pokriveni su jednogodišnjim jamstvom, a možete kupiti i produženo jamstvo. Appleovi refurbished proizvodi su "pre-owned", ali Appleova stranica tvrdi da svaka stavka podliježe "strogom postupku obnove prije nego što bude ponuđena na prodaju". Neki su proizvodi vraćeni, dok su drugi bili vraćeni zbog tehničkih problema. Da biste pročitali cijeli popis obnovljenih testova i kvalifikacija, posjetite web-mjesto tvrtke Apple.

Amazon.com ima dugi popis prepravljenih preprodavača računala, a ocjene prodavatelja web lokacije omogućuju vam da odmah saznate kakvu ste vrstu posla. Prodavači također izvješćuju stanje opreme s rejting sustavom: dobro, kao novo, prepravljeno i tako dalje. Pod Amazonovim jamstvom za sigurnu kupnju A-Z, prodavatelji će vam omogućiti da vratite proizvode ako su neispravni.

eBay također nudi bogat posao. Kao kupac, odmah ćete znati je li prodavatelj sjenovit ili ugledan na temelju korisničkih recenzija. Potražite prodavača s velikom količinom pozitivnih povratnih informacija, barem 95 posto. Pazite da pročitate povratne informacije od kupca da biste vidjeli komentare prije nego što zaronite i licitirate. Kao što je Amazon, eBay podržava kupce, a zajednica će dizati bilo koga tko nije na razini.

Refurbished sustavi možda neće biti pod bilo kakvim jamstvom, a dobavljač vam može prodati "kakav jest". To može biti noćna mora ako, primjerice, operacijski sustav jednostavno se instalira na novi tvrdi disk i pogon se zaglavio natrag u računalo. Obavezno postavljati pitanja dobavljaču prije kupnje.

Smanji troškove tiskanja

Prema GreenBiz.com, ne morate trošiti novac da bude zelen. Možete spremiti troškove za papir ako jednostavno kopirate stranice na obje strane ili upotrijebite zastarjele zaglavlje pisma za bilješke unutar tvrtke. Ako vaš ured trenutačno šalje zapise o papirima zaposlenicima, pokušajte postavljati dopise umjesto toga na središnju lokaciju (poput ploče u blizini hladnjaka za vodu) gdje se ljudi normalno okupljaju i vidjet će.

Još jedan savjet za uštedu novca je korištenje nacrt nacrta vašeg pisača kako bi smanjio potrošnju tinte i zamijenio patrone manje često. Skica je mnogo brža i koristi manje tinte. Kad ispisujete e-poštu i web stranice, provjerite je li opcija "pisača".

Spremnici s tintom u boji obično koštaju više, tako da ispis u sivim tonovima pomoću samo crnog spremnika može uštedjeti novac i zamijenit ćete boju u boji manje često. Većina pisača nudi mnoštvo postavki, stoga provjerite softver vašeg pisača da biste vidjeli koje značajke mogu uštedjeti novac.

Ako rijetko ispisujete, ali tinte svejedno ispadne, to može biti jer vaš pisač automatski čisti glave pisača. Da biste to izbjegli, ispisujte redovito (barem jednom tjedno) kako biste izbjegli nakupljanje tinte.

Pogledajte videozapis PC World, "Kako uštedjeti na ispisu", za više ideja.

6. Outsource Work

Mnoge tvrtke nemaju punu stručnu informatiku ili imaju vrlo preveliku osobu koja upravlja mrežom i sustavima. Ili možda imate web projekt koji treba završiti ili jednostavno priopćenje koje biste željeli napisati, ali nemate osoblje.

Umjesto unajmljivanja glavešca (čije naknade mogu trajati 10 do 40 posto novogodišnja plaća novog iznajmljivanja) ili temp agencija, koristite jedan od mnogih slobodnih mjesta koja se bave svim vrstama funkcija posla i ne koštaju dime. eLance.com je neka vrsta slobodnog tržišta gdje izvođači objavljuju retke, portfolije, reference i pojedinosti o svom radu. Poslodavci mogu postavljati poslove ili pozvati slobodne profesije da izravno ponude. eLance ispituje slobodne profesije na web mjestu u svojim područjima za vještine kako bi potvrdio svoje vještine i omogućio klijentima da pošalju povratne informacije nakon završetka radnih mjesta.

Guru.com je slična usluga koja vam omogućuje pretraživanje putem dostupnog popisa slobodnjaka po kategorijama, primanje ponuda, nagradni rad, pregled portfelja, a zatim platiti za posao nakon dovršetka. Svaki stručnjak pregledava prošle poslodavce i rangira se prema povratnim informacijama. Stranica nudi širok raspon kategorija radnih mjesta - pravni, programiranje, marketing, CAD, fotografije - i besplatan je za poslodavce.

7. Koristite softver za virtualizaciju

Softver za virtualizaciju nudi mnoge pogodnosti koje štedi troškove, kao što je konsolidiranje poslužitelja i smanjenje vremena sigurnosnog kopiranja i oporavka. Zbog toga što troši manje poslužitelja, štedite novac na računu za energiju.

Industrijska standardna ponuda tvrtke VMware pokreće gamu, od apartmana za upravljanje velikim podatkovnim centrima na VMware Workstation radi pokretanja višestrukih operativnih sustava na jednom računalu. Pomoću programa VMware možete testirati nove operativne sustave ili isprobati novi softver bez rizika. VMware Player je dostupan besplatno, omogućujući vam uvoz sigurnosnih kopija ili dijeljenje podataka.

Microsoftov besplatni virtualni poslužitelj i Virtual PC (search at microsoft.com) omogućuju vam da testirate virtualizaciju i isprobate alat tvrtke Silverlight za virtualizaciju.

Paralele su jedno od najpoznatijih Mac-friendly rješenja. Parallels softver radi na Windows i Linux hostovima, kao i na Macovima sa svojim Parallels Desktop for Mac proizvodom. (VMware je slijedio odijelo i sada nudi i Mac aplikaciju.) Paralele nude virtualizacijske pakete za stolna računala, poslužitelje i automatizaciju s cijenom pristupačnijom od VMwarea.

Ako biste radije išli na rutu otvorenog izvora, FreeVPS je izvediva alternativa komercijalnom softveru koji je gore naveden. Kao i kod nekih drugih open-source softverskih proizvoda, FreeVPS ne pruža službenu podršku, no cjelovita dokumentacija dostupna je na web stranici.

Dok ekonomija može biti neizvjesna, kombinacija slobodnog softvera, besplatnih usluga i malo pamet može pomoći bilo kojem poslovanju u tehničkim troškovima.