Sedam lekcija koje SMBs mogu naučiti od velike IT-a

Samo zato što nemate veliko poduzeće ne znači da ne možete pokrenuti IT operaciju poput velikih dečki. Evo sedam načina da pomognete vašem malom i srednjem poduzetništvu - malom ili srednjem poduzetništvu - provesti neke od lekcija koje su tijekom godina postigle velike IT operacije. Pomoću ovih savjeta trebali biste poboljšati produktivnost, smanjiti troškove i održati glatko poslovanje.

1. Standardiziranje na stolnim i mobilnim telefonima za smanjenje razlika u podršci

Ovo nije tako lako kao što zvuči, jer čak i ako kupite više količina istog točnog modela računala, sustavi još uvijek mogu imati suptilne unutarnje razlike koje se mogu vratiti na progoni vas kad ih morate popraviti. Carey Holzman, nezavisan prodavač s sjedištem u Glendaleu, Arizona, naletio je na ovaj problem. Njegova je tvrtka naručila određeni model računala koji je sadržavao određene dijelove koji zadovoljavaju stroge zahtjeve korporacije. Ipak, kada je primio računala, ustanovio je da su sustavi sadržavale dvije verzije ATI grafičke kartice, od kojih je jedna uzrokovala nekompatibilnost s miševima koje je tvrtka koristila.

[Daljnje čitanje: Kako ukloniti zlonamjerni softver s vašeg Windows računala]

Na žalost, za Holzmana, dobavljač računala je bio malo pomoći. "Prodavač je odbio priznati bilo kakvu odgovornost za inkompatibilnost video kartice, a nakon toga smo počeli naručivati ​​računala bez video kartica - sve dok se sljedeći problem ne usporedi, a na kraju smo [potpuno] prebacili prodavače."

Da biste zadržali nekompatibilnosti na minimum, trebali biste pokušati zalihe tvrdih diskova istog dobavljača i standardizirati na istom modelu perifernih uređaja kao što su pisači, miševi i tipkovnice. Također možete koristiti Windows Inspection Toolkit ili slične uslužne programe kako biste pratili specifičnu konfiguraciju vaših sustava. Na kraju upotrijebite softver za diskovno slikanje kao što je Acronis True Image ili Norton Ghost da biste kopirali osnovnu instalaciju sustava kako bi se lako mogao oporaviti u slučaju infekcije virusom ili drugih problema.

Mnoge IT trgovine također kupuju rezervna računala i upotrijebite ih za zamjene. "Problem je u tome što ste u iskušenju da ga koristite kao novu radnu stanicu, umjesto kao zamjenu, a onda više nemate rezervne", kaže Holzman. "Morate ga staviti u ormar i koristiti je samo kako bi vam pomogao kroz privremene hitne slučajeve." Osim održavanja nekoliko rezervnih računala, preporučujemo da rezervirajte rezervni laserski pisač i mrežni čip u slučaju da se vaš put kreće prema jugu.

Holzman također preporučuje ugovore o pružanju podrške kod lokalnog tehničara, tako da nećete morati proučavati fakture koji pokušavaju tumačiti posao koji je učinjen i je li tehnik bio fer i pošten.

2. Izvođenje sigurnosnih kopija izvan mjesta

Mala poduzeća imaju u osnovi dva pristupa pri odabiru izrade sigurnosnih kopija: jedan je kopiranje kritičnih podataka na niz vanjskih tvrdih diskova i povremeno ih zakreće iz vašeg ureda na udaljenu lokaciju (kao što je banka sef za pohranu). Drugi je korištenje jednog od brojnih pružatelja mrežnih rezervnih usluga kao što su Box.net, Symantec Online Backup, Carbonite ili Mozy koji nude nisku cijenu za pohranu na gigabajt. Big IT obično koristi pohranu na disku izvan mjesta, zbog količine podataka koji su uključeni, ali za manje odjeće, on-line usluge su jeftiniji i prikladniji.

Trik ili bilo koja od njih je da ih koristite religiozno i ​​kako bi se osiguralo da svi vaši podaci se redovito kopiraju. Mogućnost online rezerviranja mogla bi biti osobito korisna na više načina: ranije ovog ljeta Damian Zikakis, glavni hodac u Michiganu, ukrao je svoj laptop kada je netko ušao u svoje urede. Zamijenio ga je nekoliko dana kasnije; i zato što je upotrebljavao Mozyja, mislio je da je pokriven u smislu mogućnosti vraćanja svojih datoteka s internetske kopije.

Kada je Zikakis imao trenutak da ispita izgled svog novog stroja, "pronašao je nekoliko inkriminirajućih datoteka. Pojedinci koji su imali moje računalo nisu shvatili da je Mozy klijent instaliran i pokrenut u pozadini, a također su koristili PhotoBooth za fotografiranje od sebe i preuzeli račun mobitela koji je imalo svoje ime ", kaže.

Zikakis je sam sebe lovio na glavu i upoznao odgovarajuću policijsku službu s ovim informacijama. Bili su u stanju oporaviti svoje računalo, a sada imaju zadatak saznati tko je izvorno uzeo prijenosno računalo i koje mogućnosti provođenja zakona traže.

3. Koristite hardver za osiguravanje internetske veze

SMB-ovi često nisu toliko privrženi sigurnosti njihove internetske veze kako bi trebali biti, a rezultati takvog zanemarivanja mogu biti katastrofalni. Prošle su godine hakeri ugrozili prodajni sustav (POS) odjeće dizajna tvrtke Nanette Lepore. Hakeri su uspjeli preuređivati ​​zastarjele vatrozide i prodati neke ukradene brojeve kreditnih kartica s vrhunskog klijenta tvrtke.

To se dogodilo zato što je lanac maloprodajnih trgovina imao malo ili nimalo sigurnosnih mjera ili odgovarajućih postupaka. "Svi su naši prodavači koristili istu lozinku za pristup POS-u", kaže Jose Cruz, voditelj mreže Nanette Lepore. "Bilo je širom otvoreno, nitko nikada nije pomislio da povremeno mijenja lozinke, ili čak koristi različite za svakog korisnika." Prije dolaska ovdje naglasak na sigurnost POS nije bio hitan.

Cruz je dobio poziv da nitko ne želi primiti - od FBI-ja, rekavši mu da je nekoliko svojih kupaca dobilo lažne optužbe za kreditne kartice. To je dovelo do saznanja da su tvrtke Netopia DSL usmjerivači bili hakirani, a njihov je firmver promijenjen kako bi omogućio hakere unutar njihove mreže.

Trgovine sada koriste SonicWall integrirane sigurnosne uređaje, a Cruz je implementirao pravila za promjenu lozinke i druge sigurnosne procedure kako bi se osiguralo da neće dobiti ponavljanje onoga što se dogodilo prije. Takav pristup može pomoći malim i srednjim poduzećima da privatne informacije budu sigurne. Još jedna dobra politika: Osigurajte da se svi mrežni pristup isključe kada zaposlenik napusti tvrtku.

4. Koristite VPN

Mnoge veće trgovine IT-a koriste virtualne privatne mreže (VPN-ove) kako bi osigurale da njihova komunikacija bude povjerljiva i da putujući korisnici mogu pristupiti datotekama kućnog ureda i drugim resursima kada su na putu. Mnogi od ovih VPN proizvoda mogu biti prilično skupe, ali alternativa za male i srednje tvrtke ne moraju koštati mnogo novca.

Neki, kao što je Openvpn.org, slobodni su, a low-cost VPN pružatelji usluga kao što je LogMeIn. com's Hamachi može izvoditi oko 50 dolara po osobi godišnje. "Hamachi nam omogućuje povezivanje na stotine naših korisnika i diskretno i neprestano brigu o kompromitiranju neovlaštenih korisnika", kaže Ben Molloy, potpredsjednik tvrtke Pro-Vigil, San Antonio, Texas based company koji osigurava sigurnost za gradilišta izvan radnih sati.

VPN-ovi dolaze integrirani u različite beznačajne uređaje za sigurnosni pristupnik. Nanette Lepore koristi SSL VPN-ove koji su uključeni u SonicWall uređaje kako bi povezali svoje trgovine zajedno i kako bi se osiguralo da nitko ne može ugroziti njihove komunikacije.

Tvrtka Lepore čak je postavila i privremene račune za gostujuće radnike i osoblje za održavanje koje su namjerno vremenski ograničeni. Dodjeljivanje računa za privremeno osoblje bez takvih rokova još je jedna uobičajena pogreška. Vremenski ograničeni računi znače da osoblje informatičkog osoblja ne mora zapamtiti uklanjanje računa kada je održavanje završeno.

5. Pokrenite osobne vatrozidove, osobito na Windows računalima

Windows je poznat po tome što je sigurna ponor, a većina većih IT operacija sada zahtijeva da njihova računala izvode nekakav osobni vatrozid kako bi spriječili preuzimanje infekcija i zlonamjernog softvera. Dostupna je široka paleta proizvoda, no ključ je odabrati, standardizirati i osigurati da svi zaposlenici budu educirani o tome zašto je potrebno održavati vatrozid u svakom trenutku, pogotovo kada putujete. Jeftin, ali učinkovit firewall uključuje AVG iz Grisoft.com, Online Armor i Kaspersky Labs.

Međutim, ne možete uvijek upravljati svakim pojedinačnim strojem, a bezbrižan korisnik može isključiti te obramide i dopustiti viruse. Ovo je mjesto gdje kopija diskovne kopije može biti praktična.

Drugi način provođenja sigurnosnih pravila i drugih zaštitne mjere su implementirati neki alat za sigurnost krajnje točke koji će blokirati nezdravih računala od dobivanja pristupa mreži. Napera je jedan proizvod koji je posebno usmjeren na SMB instalacije, a McAfee i Sophos imaju druge.

Matt Stevenson, direktor informacijske tehnologije Talyst, proizvođač automatizacije ljekarni u Bellevue, Washington, koristio je $ 3500 Napera u svojoj 120-čvornoj mreži tijekom proteklih šest mjeseci. "Mnogo našeg osoblja je na terenu, a pridaju se širokom rasponu mreža. Kada se vrate u naš ured, okvir Napera prisiljava njihova računala da postanu sukladni i da osiguraju da se naša mreža neće zaraziti, kaže on.

6. Oslonite se na VoIP PBX za vaš telefonski sustav

Kako sve više i više velikih IT trgovina može potvrditi, korištenje VoIP PBX telefonskog sustava ima ogromne troškovne prednosti. Najveći je za vaše udaljene radnike koji mogu imati proširenja na telefonskom sustavu vašeg sjedišta. Ovi sustavi su također vrlo fleksibilni u smislu upravljanja pozivima i nude druge značajke kao što su prosljeđivanje poziva, više istovremenih zvonjenja (gdje se može primiti dolazni poziv gdje god je to prikladnije), tzv. Follow-me (gdje su dolazni pozivi

"Sada tvrtke mogu dobiti značajke koje mogu postaviti pravila o tome kako su kontaktirane i biti u mogućnosti provoditi više poslova kada se upoznaju s određenim brojevima u određenim vremenima dana. nisu u svom uredu ", kaže Henry Kaestner, osnivač i glavni izvršni direktor Internet usluga telefona Bandwidth.com, jedan od mnogih dobavljača koji nude ovu vrstu usluge. CBeyond i Asterisk su druge tvrtke koje nude VoIP PBX.

Ti sustavi počinju s oko 400 dolara mjesečno i imaju prednost što mogu rasti ili ugovoriti s potrebama vašeg osoblja. Oni također mogu predstaviti vašu tvrtku kao više profesionalne, s značajkama koje se obično nalaze na vrlo skupim telefonskim sustavima. Nedostatak je u tome što morate osigurati da vaša mreža bude spremna za rukovanje svim glasovnim prometom; i da biste dobili najviše iz ovih sustava, poželjet ćete pronaći VAR ili konzultant koji je specijaliziran za VoIP PBX instalacije.

7. Imati solidan test plan za dodavanje nove tehnologije

Veliki dečki ne stavljaju neke nove tehnologije u svoje operacije bez da prvo provode prvo testiranje. Pripremite testni laboratorij ili odredite jedan ured koji će biti vaš "beta-bar" i potaknite svoje najsuvremenije stručnjake da isprobavaju nove stvari prije no što ih postave razmještene.

Ramon Ray, vlasnik web stranice Smallbiztechnology, savjetuje da Osim testiranja, važno je analizirati različite opcije. "Samo nemojte samo otići na prvi izbor, već razmišljate i proučite prednosti i nedostatke i što vam je još dostupno, a tijekom testiranja važno je razmotriti i vaše buduće potrebe. njihov budući rast, koji će utjecati na njihove IT planove ", kaže on.

David Strom je veteran novinar tehnologije, govornik i bivši IT menadžer. Napisao je dvije knjige o računalima i tisućama članaka. Njegov blog možete pronaći na strominator.com.