Koristite Microsoft FindTime za zakazivanje sastanaka brže na usluzi Outlook

Saznavanje najbolje vrijeme za sastanak s kolegama u uredu često nije jednostavan posao. Prvo ih morate pitati o njihovu prikladnom vremenu, a zatim se podudarati s vašim rasporedom kako biste došli do najprikladnijeg vremena za sve. Posao pri odlučivanju kada će se sastati relativno je jednostavan ako su njihovi manji ljudi kao sudionici, no kako o tome hoće li sastanak zahtijevati više ljudi. Ovaj posao postaje vrlo težak, s nekima koji nisu dostupni ili se ljudi odlaze zbog raznih razloga. Sve ovo proces omogućuje da uložite puno vremena za proizvodnju, zar ne!

FindTime je program koji vam može pomoći da brže rasporedite sastanke. Dodatak za Microsoft Outlook , FindTime vam pomaže da jednostavno odlučite o vremenu sastanka s sustavnim pristupom i to bez previše sudjelovanja. Aplikacija vam automatski predlaže koji dani i vremena najbolje funkcioniraju za osobe koje su potrebne za sudjelovanje na sastanku. Stoga, pomažući vam da lako dođete na vrijeme konsenzusa. Pročitajte u nastavku kako biste brže odredili sastanke.

FindTime za Outlook

FindTime smanjuje vrijeme organiziranja. Kao organizator predlažete odabrana vremena svim sudionicima i omogućite svima da glasaju. Nakon što se postigne konsenzus glasovanjem, FindTime šalje pozivnicu za sastanak u vaše ime i tako eliminira vrijeme koje obično morate uložiti u koordinaciju s ljudima i dolasku u najboljem vremenu za sve.

Da biste počeli koristiti FindTime

Korak 1

Prvi korak je instalirati FindTime i to učiniti, morate se prijaviti na Office 365 račune. Kada se prijavite, možete instalirati FindTime iz trgovine Office. Nakon instalacije, ponovo pokrenite program Outlook i možete vidjeti ikonu FindTime koja se nalazi u gornjem desnom kutu zaslona Outlook. Primijetite razliku u izgledu na Outlook 2013, Outlook 2016 i Outlook na webu prikazanom u nastavku.

Na Outlooku 2013

Na Outlooku 2016

Na Outlooku na webu

Napomena: FindTime je dostupan samo na Outlooku

2. korak

Nakon postavljanja aplikacije, sada možete sastaviti novu e-poštu ili odgovarati na postojeću e-poštu radi zakazivanja sastanka.

Na primjer, ako želite postaviti sastanak s popisanim osobama odgovarajući na postojeću e-poštu. Kliknite "Odgovori sa sastankom sastanka".

Otvara se ploča pomoću koje možete postaviti vrijeme trajanja sastanka. Srednji i donji dio ploče omogućuje vam da vidite raspored osoba koje želite pozvati na sastanak. Ovdje možete odabrati više vremenskih utora i poslati ih ljudima koji su tražili da glasaju.

Status naroda predstavljen je različitim bojama, a na temelju toga možete odrediti koje mjesto susreta odgovara svima.

Kliknite na "Dalje" i vidite kratke vremenske odjeljke i kartice kao što je "lokacija sastanka". Sada ste spremni napraviti pozivnicu. Kliknite "Umetni u e-poštu" kako biste uputili pozivnicu.

Korak 3

Nakon što ste poslali pozivnicu, kliknite "pošalji" u prozoru ulazne pošte u poruci kako biste dopustili pokretanje glasanja na odabranim vremenskim terminima. Svi pozvani mogu vidjeti online ankete o tome tko glasuje za to vrijeme. Čak možete znati da drugi znaju za vaš omiljeni utor.

Čim su glasovi, pozivnica dobiva raspored i vaš sastanak je postavljen. Organizator također prima e-poruku o potvrdi pozivnice.

Napomena: Na primateljskoj strani, samo trebaju adresu e-pošte za primanje vaše pozivnice i pristupa internetu za glasanje na web stranici FindTime. Također, mogu glasovati s bilo kojeg uređaja s kojeg žele. Primatelji ne moraju imati FindTime instaliran na svom računalu ili mobilnom telefonu, odnosno za račun Office 365.

Kliknite ovdje da biste počeli koristiti FindTime i javite nam ako vam se sviđa ova nova aplikacija tvrtke Microsoft.

Izvor slika: Microsoft.