Zašto IT bi trebao početi bacati podataka Away

To može biti noćna mora za pohranu: S obzirom na širenje regulatornog zahtjeva i ključnu ulogu koju elektronički zapisi sada igraju u tužbama, neka poduzeća spremaju svaku količinu podataka koje imaju, samo da budu sigurni. Kao mjerilo potražnje za pohranu, IDC kaže da je ukupna količina pohrane diska otpremljena prošle godine porasla 40,5 posto od 2007.

Naravno, mediji za pohranu postaju jeftiniji. Cijena gigabajta pohrane na disku pala je više od 27 posto u razdoblju od 2007. do 2008., prema IDC-u. No, s obzirom na zahtjeve za pohranu prosječnih poduzeća koja brzo rastu, zadržavanje sve to zauvijek može stvoriti dugoročne izazove u upravljanju i dovesti do glavobolja kad se nešto treba pronaći. Analitičari, odvjetnici i dobavljači kažu da su poduzeća bolja od oslobađanja od nekih podataka - ali to rade razumno. Za IT odjele, to znači planiranje, pažljivo izvršavanje, a ne samostalno.

"Više tvrtki je osjetljivo na činjenicu da ne možemo samo bacati pohranu na problem", kaže IDC analitičar Rick Villars. Omogućavanje bržeg rastuće pohrane podataka iz godine u godinu nije održivo, kaže on. Tvrtke koje sve spasavaju često su one koje nisu sigurne što treba spremiti ili izbrisati, dodaje - znak da se postavljaju za nevolje.

[Daljnje čitanje: Najbolji NAS kutije za streaming medija i backup]

Na vrh cijene diskova, vrpci, mreža i upravljanja, gomilanje previše podataka može se vratiti natjerati da progoni tvrtku u slučaju tužbe. Možda će koštati milijun dolara za pronalaženje i sastavljanje podataka traženih u "e-otkrivanju", proces prikupljanja elektroničkih podataka kao dokaza, kaže Andrew Cohen, potpredsjednik e-otkrića i usklađenost s EMC-om.

Oni koji ste proučio ovu dilemu preporučuju različite korake kako bi se osiguralo da tvrtka ne štedi previše niti ugrožava nepravilno brisanje informacija.

Problem pohrane podataka Svaka organizacija treba spremiti informacije u svoje svrhe, kao što je institucionalna memorija, traženje i analiza transakcija, i tako dalje. Osim toga, propisi poput Sarbanes-Oxley Act i Zakon o pokretljivosti i odgovornosti zdravstvenog osiguranja (HIPAA) zahtijevaju od poduzeća da spase određene vrste sadržaja za propisani period. I više takvih propisa su u radovima, napominje Enterprise Strategy Group analitičar Brian Babineau. "Ako ste u poslu, nekako ćete biti regulirani", kaže on.

Ali pohranjivanje podataka vas postavlja na rizik: zahtjevi za pronalaženje elektroničkih informacija u tužbama izložuju podatke tvrtke i upravljanje podacima kako bi se zatvorili, Što više pohranite, to više mogu tražiti, povećavajući izgledi o štetnim nalazima. No, ako pravila za pohranu i brisanje podataka nisu stroga i dosljedna, možete izgubiti prednost sumnji na sud o razlozima zašto neke informacije nisu dostupne.

U nekim slučajevima propisi vam govore što morate učiniti, ali često oni vam kažu samo najmanji iznos koji morate učiniti ili, u slučaju Saveznih pravila građanskog postupka, dajte smjernice kako donositi odluke o skladištenju, ali ih ne prepisujte.

Neke tvrtke koje su se morale pridržavati pravila o podacima dugi niz godina imaju odjela koji se specijaliziraju za upravljanje zapisima, koji su započeli sa zapisanim papirima. Budući da zakoni imaju tendenciju da budu komplicirani i da se razlikuju između zemalja, ti stručnjaci često imaju gusti priručnik za zahtjeve za različitim vrstama podataka, što IT odjel ne može lako prevesti u skup postupaka.

Započnite s analiza pohrane, a ne tehnologija pohrane ili postupci Prvi korak je utvrditi koji se podaci trebaju čuvati, a zatim kako ih zadržati. IT može igrati ključnu ulogu ovdje, koristeći softver za analizu podataka, kaže Babineau. Tvrtke kao što su Exterro, Vivisimo, Autonomy i Digital Reef prodaju softver koji pomaže identificirati koje podatke tvrtka ima i kako njegovi zaposlenici obično koriste te podatke. Te informacije mogu pomoći u odlučivanju o tome što treba prikupiti i zadržati, kako za pravne tako i za poslovne svrhe.

IT odjeli mogu i trebaju uskladiti svoje politike čuvanja kako bi smanjili koliko ih treba pohraniti, kaže analitičar Forrester Research Andrew Reichman. Na primjer, moguće je segmentirati korisničku populaciju u kategorije kao što su rukovoditelji, zaposlenici u back-officeu i osobe koje se bave intelektualnim vlasništvom tvrtke i drugačije obrađuju njihovu e-poštu. Ali to mora biti učinjeno s preciznom, dosljednom politikom da se legalno brani, kaže on.

"Što više možete odvojiti mali dio podataka koji je stvarno osjetljiv od ostatka podataka koji nisu osjetljivi, troškovi će biti daleko niži ", kaže Reichman. No, na kraju, tehnologija ne može napisati pravila za vas. "Mora postojati sastanak umova između IT i službenika za usklađenost", kaže Babineau.

Taj proces može biti teško jer dvije grupe uglavnom govore različite jezike. IT administratori imaju tendenciju da gledaju na malo podataka na temelju koje aplikacije ili odjela je povezana s, dok su zapisničari menadžeri misle o tome u smislu intelektualnog vlasništva ili drugih koncepata. Dohvatiti ih da rade zajedno je organizacijski izazov koji su neki riješili udruživanjem skupina, dok ostale tvrtke imaju stručnjake za evidenciju jednostavno savjetuju IT tim, kaže IDC-ov Villars.

Sigurnosna kopija i arhiviranje ne smiju se zbuniti

timovi su se okupili kako bi razvili pravila, dobro je odvojiti sigurnosnu kopiju od arhiviranja, kaže ESG-ov Babineau. Svrha sigurnosne kopije jest napraviti kopiju svega, pa se posao može vratiti na noge nakon neočekivanog gubitka podataka. "Nekako smo to pretvorili u" To je sjajan način za spremanje podataka ", kaže on. Sustav sigurnosnih kopija nema granularnu kontrolu potrebnu za spremanje nekih vrsta informacija za kratko vrijeme i druge za dulje, on kaže. Na primjer, ako se određeni poslovni rekord mora spremiti sedam godina, pogrešno mjesto za spremanje je na rezervnoj traci s 55.000 drugih datoteka.

"Ako želite spremiti poslovni rekord sedam godina, imate za spremanje 55.000 datoteka i za sedam godina ", kaže Babineau. Upotreba zasebnih procesa rezerviranja za vrste podataka s različitim zahtjevima za zadržavanje je skup i složen, dodaje.

Arhiviranje se treba koristiti samo za selektivno pohranjivanje podataka za određena vremenska razdoblja. Odvojena od pričuvne kopije i izvršena specijaliziranim alatima, taj postupak teče glatko i sprečava previše ili premalo podataka, kaže Babineau. IBM, Symantec i drugi nude zasebne aplikacije koje analiziraju podatke za sigurnosno kopiranje i arhiviranje na temelju pravila, a CommVault nudi jedan alat koji može izdvojiti kandidate za sigurnosno kopiranje i arhiviranje.

Obraćanje izazovu e-otkrivanja je teška

mogućnost e-otkrivanja može predstavljati teži problem rješavanja. E-otkriće uključuje jednu stranku u parnici koja traži elektroničke zapise od drugih o bilo kojem broju stvari za koje vjeruje da su relevantni za slučaj. Uobičajeno je da je najveći dio zahtjeva za e-pronalaženje e-mail koji uključuje zaposlenike koji mogu biti povezani s predmetom, ali zahtjev može uključivati ​​i dokumente za obradu teksta, izvorni kod ili druge vrste podataka, kaže Wendy Curtis, specijalni savjetnik za e-otkriće na Orrick Harrington & Sutcliffe. Čim tvrtka može razumno predvidjeti da će biti tužen, ima obvezu pridržavati se svih zapisa koji uključuju ljude ili projekte vezane uz navode o tužbi. To znači da sve čišćenje tih podataka mora prestati, čak i ako je to rutina i automatska, kaže Curtis.

Zašto? Jer ako tužitelj traži neke informacije putem e-otkrića i nauči da je očišćen nakon datuma kad to nije trebao, to može dovesti do komplikacija koje nepotrebno povećavaju troškove parnice ili čak povređuju slučaj tvrtke, kaže Curtis.

Strah ovakvog scenarija je ono što pokreće neke organizacije da spase sve svoje podatke. Ali to nije nužno dobra ideja, kažu Curtis i drugi. Ako je sve spremljeno, pronalaženje relevantnih dijelova postaje sve teže i skupljeOpćenito, sudovi se neće namršati zbog brisanja zapisa ako je to učinjeno u skladu s dobro utvrđenim pravilima i rasporedom - i ako tvrtka nema razloga misliti da će tužiti nešto što se tiče tih zapisa. "Zakon i sudovi prepoznaju sigurnu luku za uništavanje zapisa u skladu s dobro utvrđenim politikama sve dok tvrtka nije bila uključena ili predvidjela parnice", kaže Curtis. Međutim, ova politika mora biti precizna i slijediti ga pismo, dodaje ona. Ako se informatičkom odjelu pita koliko često čisti neku staru e-poštu, "generalizacije nisu dovoljne", kaže ona. "To mora biti točno." U tvrtkama koje se često bivaju tužene, poput tvrtki za financijske usluge, IT bi možda trebala izraditi politiku čuvanja u suradnji s odvjetnicima tvrtke, piše.

E-otkriće je mjesto gdje najbolje planiraju planovi za održavanje do podataka, usklađenosti s propisima i postupno čišćenje, sve to može biti prekinuto, kaže Cohen iz EMC-a. Na primjer, tvrtka može imati trogodišnji ciklus čišćenja kako bi se pridržavala zakona koji zahtijevaju tri godine zadržavanja. Ako se podnese tužba, a neki dokumenti moraju biti stavljeni na zakonsko zadržavanje - koje traju neograničeno - tvrtka mora biti u mogućnosti razdvojiti ih od ostatka kako bi mogla nastaviti s njegovom čišćenju. "Ako ne možete segregirati ono što je na zakonskom čekanju, nikad nećete dobiti tri godine", kaže Cohen.

Svi glavni dobavljači arhiviranja nude alate koji obećavaju obraditi tu segregaciju kako biste mogli zadržati informacije o čišćenju koje nisu podložne e-otkriće. Oni nisu nepogrešivi, ali većina ih može provjeriti, kaže ESG-ov Babineau. Na primjer, administrator može pokrenuti analizu više puta, a softver će dostaviti izvješće o bilo kakvim odstupanjima među rezultatima.

Kako razmišljati o hardveru i softveru za pohranu

Jednom kada tvrtke shvate svoju rezervaciju, zadržavanje, te strategije i politike e-otkrivanja, mogu početi istraživati ​​proizvode, kaže analitičar Ovum Tim Stammers. Prilikom izrade tih procjena proizvoda, prvo treba saznati koliko brzo svoje vlastite potrebe za pohranom zapravo povećavaju. Osim toga, imajte na umu da cijene skladišta pada pa nema smisla kupiti više od one koja je trenutačno potrebna.

Također, trebali bi razmotriti strategiju koja uključuje dedupliciranje podataka koja eliminira zajedničke elemente dokumenata koji imaju mnoge kopije i može dramatično smanjiti potrebnu količinu kapaciteta, kaže Stammers. I trebali bi razmotriti alternative za pohranu unutar kuće, kao što je pohrana u oblaku, koja može biti ekonomičnija. Iako će diskovi s vremenom postati jeftiniji, osoblje u kući za upravljanje njima neće, ističe Stammers.

Tvrtke koje nisu iskoristile takve vrste pitanja ili ispitale njihove politike zadržavanja mogu napraviti pogrešne odluke i završiti up ulaganjem u više prostora nego što je potrebno, kaže Babineau.