Stvorite pravila mape u MS Outlooku za dolazne mailove - tehnički vodič

Mnogi od vas moraju koristiti MS Outlook kao klijent e-pošte. Također, vjerovatno je da ste integrirali više računa e-pošte kako biste dostavljali mailove klijentu stolnih računala. U takvom scenariju, kad primite puno mailova, tada postaje važno znati kako ih segregirati i prvo provjeriti važne.

Umjesto da to radite ručno, možda biste trebali imati namjenske mape za različite vrste e-poruka, tako da su dolazne poruke složene u njihove mape. Za takvu automatizaciju Outlook vam omogućuje stvaranje pravila i primjenjuje ih na svaku dolaznu poruku e-pošte. Prema tome gura poruke u njihovu navedenu mapu. Koncept je sličan filtrima i oznakama u Gmailu.

Na primjer, želim da svi mailovi iz „Sandeep Agarwal“ dođu do mape koja nosi naziv Self. Evo kako sam definirao pravila za to.

Koraci za stvaranje pravila e-pošte

Isti postupak vrijedi za sve vrste pravila e-pošte. Ovo je detaljan primjer, koji pokazuje spomenuti postupak. Morat ćete odabrati / definirati parametre prema onome što želite.

Korak 1: Dođite do kartice Alati i odaberite opciju Pravila i Upozorenja.

Korak 2: Fokusirajte karticu Pravila e-pošte i pritisnite gumb za čitanje Novo pravilo (Promijenite pravilo ako mijenjate postojeće).

Korak 3: U odjeljku Ostanite organizirani istaknite svoj osnovni zahtjev (odabrao sam Premjesti poruke od nekoga u mapu).

Napomena: Na dnu istog dijaloškog okvira naći ćete odjeljak koji kaže Korak 2. Trebate kliknuti na svaku vezu prikazanu nakon " Primijeni ovo pravilo nakon što poruka stigne " i urediti svoje zahtjeve. U mom kontekstu to je bilo: -

Korak 3 (a): Odaberite ljude na koje želite primijeniti pravilo (tj. E-poruke koje dolaze od odabranih ljudi). Na popisu će biti prikazane samo osobe dodane u vaše kontakte. Dakle, prije početka morate biti sigurni da ste dodali željeni kontakt.

Korak 3 (b): Odaberite mapu u koju želite da se mailovi premjeste / isporuče. Ovdje možete stvoriti i novu mapu.

Korak 4: Zatim možete pročistiti svoje pravilo dodavanjem dodatnih ograničenja ili parametara u osnovno pravilo. Na primjer, poruke s određenim Predmetom. Također biste trebali provjeriti preferiranu opciju i kliknuti na njenu vezu da pročistite pravilo ili dodate opise.

Korak 5: Ako postoje iznimke od pravila koje niste mogli konfigurirati u gornjim koracima, to možete učiniti ovdje.

Korak 6: Sada ste gotovi i možda želite dovršiti. No, predlažem vam da provjerite Pokreni ovo pravilo sada … zajedno s Uključi to pravilo. To osigurava da se nove i postojeće poruke koje ispunjavaju pravilo premještaju u odgovarajuću mapu.

Brža alternativa

Ako želite skratiti postupak (međutim, možda nećete moći postaviti detaljno pravilo na ovaj način), idite u pristiglu poštu i slijedite korake u nastavku: -

Korak 1: Desnom tipkom miša kliknite poruku (od osobe vašeg pravila do mapiranja mapa) i odaberite Create Rule.

Korak 2: Potvrdite okvire za bilo koje parametre koje želite primijeniti, odaberite svoju mapu i kliknite na U redu.

Zaključak

Ovo je jednostavan način održavanja svoje e-pošte u programu Outlook organiziranije. Također, lako biste se mogli usredotočiti na važne mailove. Započnite i znat ćete prednosti!