Upotrijebite uvjete iznimke u prognozi za pravila negativne e-pošte

O pravilima o izgledima razgovarali smo u brojnim postovima. Neki od tih savjeta pomažu vam da bolje organizirate svoje mailove. Međutim, sigurno ste vidjeli jedno zajedničko: U pravilu preskačemo stanje iznimke i ostavljamo vam da sami odlučite trebate li zaista nešto dodati.

Danas smo spremni reći vam važnost izuzetaka. Zapravo, pokazat ćemo vam kako iskoristiti uvjete iznimke za stvaranje negativnih pravila.

Uzmimo primjer. Idem na godišnji odmor i uglavnom volim da svoj rad ne čuvam iz osobnog života. Dakle, iako sam lako mogao stvoriti automatski odgovor o odmoru za svaku e-poštu koja se nalazi u mojoj pristigloj pošti, stvarno bih to želio raditi samo na radnim e-mailovima (posebno onima koji su cc'ed grupama koje uključuju mene) i još uvijek prisustvovati e-mailovima "poslan samo meni".

Super savjet: Ako ste netko tko se u velikoj mjeri oslanja na Outlook pravila e-pošte, razmislite o tome da napravite sigurnosnu kopiju kako biste ih uvijek mogli uvesti ako ih izgubite tijekom neočekivanog kvara.

Dakle, postoji li izlaz iz kojeg mogu poslati automatske odgovore na sve poruke e-pošte, osim onih koje su poslane samo meni? Da tamo je. Moram slati odgovore na e-poruke koje su poslane meni i nekome drugom. To je,

sve poruke e-pošte, osim onih koje su poslane samo meni.

Evo, vodimo vas kroz korake stvaranja takvog pravila. Možete koristiti sličan pristup za bilo koje negativno pravilo koje želite stvoriti.

Korak 1: Otvorite izbornik Datoteka na vrpci i otvorite ga.

2. korak: Preusmjerit ćete se na stranicu s podacima o računu. Kliknite ikonu Upravljanje pravilima i upozorenjima.

Korak 3: Započnite klikom na Novo pravilo.

Korak 4: U čarobnjaku s pravilima počnite s praznim pravilom odabirom Primijeni pravila na poruke koje primam. Kliknite na Next.

Korak 5: Tada će se tražiti da odaberete uvjet. Ovdje se nemojte odlučivati. Jednostavno pritisnite Next.

Korak 6: Pojavit će se upozorenje koje će vam reći da će se pravilo primijeniti na sve poruke. Reci, da.

Korak 7: Odaberite radnju. Želim odgovoriti pomoću određenog predloška, a predložak ima odgovor izvan ureda.

Korak 8: Na donjem oknu istog prozora kliknite na određeni predložak i pregledajte i odaberite odgovor sa obrascem predloška.

Korak 9: Sada ćete biti preusmjereni na prozor s iznimkama. Ovdje ću primijeniti iznimku, osim ako me pošalje samo meni . Kliknite na Next.

Korak 10: Gotovi ste. Dovršite postavljanje klikom na Finish.

Sada bi za vrijeme odmora slao automatske odgovore samo za one pošte koji nisu poslani samo vama. Zanimljivo, zar ne?

Zaključak

Razmislite o raznim drugim scenarijima u kojima trebate stvoriti takva negativna pravila. Kad ih uspješno utvrdite i kreirate pravila, počet ćete voljeti Outlook pravila mnogo više nego prije.