Provjerite odgovara li opća e-pošta

Kako vaše poslovanje obrađuje e-poštu s općim i prodajnim upitom? U mnogim organizacijama ove poruke idu na zajednički račun e-pošte, kao što je [email protected]. Odgovaranje na njih može biti odgovornost bilo kojeg od nekoliko predstavnika tvrtke.

Ali kako ćete osigurati da vaša tvrtka odmah rješava sve upite poslane na zajedničku adresu e-pošte? U današnjem brzom poslovnom svijetu, ostavljajući e-mail sjesti predugo neodgovoreno može uroka razliku između osvajanja prodajnog naloga i gubitka. Kako spriječiti više zaposlenika da troše vrijeme (i daju lošem dojmu kupaca o procesima vašeg poslovanja) odgovarajući na isti upit?

Centar za e-poštu Centra (ECP) može vam pomoći. To je nova usluga temeljena na webu za dijeljenje poruka e-pošte među suradnicima, koji mogu dodavati komentare na poruke i koristiti predloške ili surađivati ​​kako bi pružili pravovremene odgovore.

Ovisno o tome kako ste postavili sustav, dijeljenje poruka može imati implikacije na privatnost, ECP nije dizajniran da zamijeni poslovnu e-poštu; radi s vašom postojećom uslugom kako bi se osiguralo da vaše osoblje ne ispadne loptu u elektroničkoj korespondenciji.

Možete procijeniti ECP pomoću besplatnog plana koji podržava oglašavanje. Plaćeni planovi počinju s 19 dolara mjesečno.

Korištenje centra za e-poštu

Možete se prijaviti za ECP račun na mreži - i izraditi jedan ili više poštanskih sandučića - za samo nekoliko minuta. ECP preporučuje da kanal usmjerite na uslugu postavljanjem popupanja POP-a iz određenog spremnika (na primjer, [email protected]); ali ako vam je draže, možete proslijediti poštu kao što je u pitanju ili jednostavno uručite svoju ECP adresu poštanskog sandučića (iako će to proizvesti adresu koja izgleda čudnije - nešto poput [email protected]).

Možete naravno, koristite uslugu za privatne račune, ali to će učiniti da e-pošta pojedinca više nije privatna. Ipak, kada zaposlenici budu bolesni ili idu na godišnji odmor ili rodiljni dopust, pomoću ECP-a da obrađuju svoje račune (možda privremenim prosljeđivanjem svojih poruka ECP-u) može pomoći suradnicima pokupiti zagušenost putem e-pošte koja bi inače bilo posustala sve dok se odsutni zaposlenici ne vrate.

Nakon prijavljivanja na ECP-ovu mrežnu uslugu, možete pregledati i pretražiti sve poruke e-pošte na pokrivenim računima, što predstavlja povijest komunikacije korisnika. Također, da biste stvorili potpuniji zapis, možete prosljeđivati ​​starije poruke i relevantne poruke s pojedinačnih računa kojima ne upravlja usluga.

ECP koristi SpamAssassin kao antispam filtar.

Centar za e-poštu Pro omogućuje vam dodjeljivanje poruka u zajedničkom poštanskom sandučiću pojedinačnim zaposlenicima za praćenje.

Padajući izbornik omogućuje vam dodjeljivanje neželjenih poruka e-pošte novu poruku određenoj osobi za praćenje. Također možete dogovoriti slanje obavijesti o novoj poruci i možete pratiti odgovore da biste vidjeli koliko dugo e-pošta nije odgovorila - ili dodajte bilješke uz poruku e-pošte s kupcem kako biste podijelili informacije sa svojim timom.

Ugrađeni urednik omogućuje vam stvaranje prilagođenih predložaka poruka, smanjujući vrijeme potrebno za izradu prilagođenog odgovora i uvođenje stupnja dosljednosti u odgovorima vaše tvrtke.

Smart mape omogućuju organizaciju e-pošte filtriranjem kriterija navedite - primjerice, predmetom poruke ili e-poštom koja vam je dodijeljena za odgovor. Ove mape omogućuju vam da pregledate poruke koje smatrate najvažnijima.

Je li centar e-pošte za vas prava za vas?

ECP je izrastao iz potrebe razvojnog softvera za poslovno planiranje Palo Alto Software kako bi bolje upravljao vlastitim -maila. Tvrtka kaže da, budući da ECP koristi infrastrukturu Amazon Web Services, ona posjeduje istu razinu pouzdanosti kao i Amazon.com trgovina.

Slobodni plan, podržan od oglasa u podnožjima e-pošte, pruža 1 GB prostora za pohranu, prihvaća 250 neželjenih poruka e-pošte mjesečno, a broji pet korisnika i dva poštanska sandučića. Planovi bez plaćanja oglasa početi su od 19 dolara mjesečno za pohranu od 5 GB, 2500 poruka e-pošte mjesečno, neograničeno korisnike i pet poštanskih sandučića; Ovi planovi također uključuju uslugu za izradu sigurnosnih kopija podataka.

Najskuplji plan košta 149 dolara mjesečno za 30 GB prostora za pohranu, 15 000 poruka e-pošte mjesečno, sigurnu SSL komunikaciju i neograničene korisnike i poštanske sandučiće.

ECP isn Jedini način upravljanja zajedničkom e-poštom. Razgovarao sam s manje elegantnom (i manje skupom) strategijom u prethodnom stupcu. Još jedna mogućnost je i pomoćni sustav za bilježenje, kao što je Cerberus Helpdesk. Međutim, ECP je jednostavan za korištenje i jednostavan za postavljanje uz vaš postojeći sustav e-pošte.

Tvrtka je također stvorila promociju za čitače PC Worlda: Unos pcworld08 u kôd za kodove tijekom prijave za Standardni ($ 19 / month) plan će vam dati pravo na tri mjeseca besplatne usluge.

Richard Morochove je IT konzultant i pisac. Pošaljite mu pitanja o korištenju tehnologije u vašem malom ili srednjem poslovanju putem e-maila. PC World može urediti vaš upit i ne može jamčiti da će biti odgovorena na sva pitanja.