Koristite pravila za automatsko organiziranje e-pošte

Pravila e-pošte za Outlook automatski razvrstavaju moje dolazne poruke u niz mapa. Poruke određenog urednika o određenoj temi idu u jednu mapu. Pošta koja sadrži vjerojatno da će biti neželjeni privitci ide u mapu smeća. Poruke visoke važnosti osoba koje poštuju tu oznaku idu u treću mapu. Ovo su samo neki od načina razvrstavanja pošte kako bi se poslovna pokretala.

Pretražujmo poruke određene osobe o određenoj temi. Prije stvaranja pravilnika dodajte novu mapu ako je potrebno. Odaberite Datoteka, Nova, mapa, upišite naziv i kliknite U redu. Ako koristite IMAP poslužitelj i želite da se mape sinkroniziraju na različitim uređajima, prvo istaknite taj račun e-pošte u donjem području.

U glavnom prozoru programa Outlook odaberite Alati, Pravila i upozorenja. Kliknite Novo pravilo. Vjerojatno ćete htjeti odabrati jedan od Stay Organized izbora; moja se pravila uglavnom oslanjaju na prvu opciju, Premjesti poruku od nekoga do mape. Kliknite Dalje.

Pritisnite prvi potvrdni okvir od ljudi ili popisa za distribuciju. Označite potvrdni okvir koji kaže s određenim riječima u predmetu ili tijelu. U donjem dijelu prozora kliknite plavi ljudi ili distribucijski popis, odaberite kontakt i kliknite U redu. Kliknite određene riječi, dodajte često upotrijebljenu riječ ili pojam, kao što je "tjedno izvješće" i kliknite Dodaj i U redu. Kliknite navedeno, odaberite mapu i kliknite U redu. Kliknite Dalje dvaput.

Prozor iznimki omogućuje dodavanje starog "i ne" stila pretraživanja, stavljajući veto na prethodna pravila ako je jedan od njih pokrenut. Ne trebaju mi ​​ta pravila za ovaj jednostavan popis, ali kasnije ću za drugi sustav sortiranja. Kliknite Dalje. Unesite naziv pravila i kliknite Završi.

Sviđa mi se dodavanje još nekoliko uvjeta za druga pravila, poput razvrstavanja na moju označenu mapu s visokim prioritetom. Previše je ljudi upotrebljavalo oznaku za e-poštu s visokim prioritetom. Da biste napravili pravilo koje razvrstava te poruke u određenu mapu, označite okvir označen kao važnost i podesite ga na Visoka. Odaberite pošiljatelj je naveden u adresaru i odabrao kontakte programa Outlook tako da neželjena pošta ili neželjena pošta ne pokreću pravilo. Na ekranu iznimaka upotrijebite opciju osim ako je od ljudi ili distribucijskog popisa da se izvodi kontakt s okidačima.

Eksperimentirajte s načinom slanja ovih pravila kako biste lakše uklonili pristiglu poštu i učinkovito radili, Svaki put kada stigne poruka, bit ćete vraćen natrag za vrijeme provedeno na stvaranju pravila.