Get your company started with Evernote for Business

Ako vaši zaposlenici jednostavno trebaju aplikaciju za bilježenje bilješki, Evernote je očigledan izbor - to je gorila od 800 funti, koja je porasla za pet godina do 50 milijuna korisnika. No, program nudi i eklektični asortiman značajki produktivnosti, a to je ono u čemu je korisnost u poslovnim okruženjima mnogo manje očigledna.

Da, Evernote radi na gotovo svakoj platformi i može uhvatiti sve informacije koje prikupljate u divljini, uključujući bilješke, slike, videozapise, veze, snimke glasa, pa čak i rukopisne šablone. Aplikacija je puna mogućnosti, no Evernote CEO izjavio je da njegova upotreba nije odmah očita. No, pokušajte ga barem nekoliko tjedana, kaže Phil Libin, a cijenit ćete kako Evernote pruža izravan pristup svemu što vam se mentalno i fizički može označiti tijekom svakodnevnog rada.

Možda je čak i vašu drugu mozak ", podaci koji nisu poznavali možete živjeti bez.

Zašto Evernote?

Pristup je glavna prodajna točka.

Evernote može arhivirati organizacijsku mudrost. Razmislite o bilješkama koje ste napisali na poslovnoj kartici prije dvije godine. Ili uputa upravitelja koji ste (zahvalno) snimili prošlog tjedna. Ili opskuran članak o kojem ste oštetili ključnog konkurenta. Sada, što ako ostali kolege mogu pristupiti takvim podacima Evernotea s bilo kojeg uređaja i što ako možete pristupiti i njihovim podacima? Uz Evernote, ta arhiva podataka ne skuplja prašinu. Umjesto toga, ona raste i prilagođava se vašem poslovanju.

Osnovna verzija Evernotea je besplatna na radnoj površini, u pregledniku i na svim većim mobilnim operacijskim sustavima. Možda su vaši zaposlenici već upotrebljavali. Ovaj vam članak pomaže u povećanju plaćene usluge Evernote Business, koji je pokrenut u prosincu prošle godine. Poslovna usluga omogućuje tvrtki centralno upravljanje zapisima zaposlenika Evernote za 10 USD po korisniku mjesečno ili 120 USD godišnje. Prije toga možete odabrati samo između osobnih verzija Evernote i Evernote Premium (45 dolara godišnje), koja nudi više prostora za pohranu, izvanmrežne bilježnice i mogućnost pustiti druge ljude da uređuju vaše prijenosnike.

Najveći konkurent tvrtke Evernote, Microsoft OneNote uključena je u najnovije verzije sustava Office, no samostalni desktop licenca košta 70 dolara, a inačica Mac inačica nije dostupna. Microsoftove besplatne verzije OneNotea za iPhone i iPad ograničene su na 500 bilježaka, za razliku od 100.000 na Evernoteu.

Nedavna sigurnosna povreda izazvala je Evernote da pojačava svoje sigurnosne mjere dvoznamenkastom provjerom autentičnosti, dobre vijesti za očuvanje vaših podataka.

Postavite korisnike

Status administratora Posjetite stranicu tvrtke Evernote Business i unesite svoju poslovnu adresu e-pošte u okvir Početak rada kako biste stvorili novi račun administracije tvrtke. Možete koristiti svoj postojeći račun Evernote ako ste već korisnik ili stvorite novu. Kada unesete neke osnovne informacije, odaberite svoj plan plaćanja.

Za vrlo malu tvrtku, dodavanje korisnika je jednostavno kao upisivanjem adresa e-pošte i klikom na Pozovi korisnike. Opcija je dostupna na početnoj stranici tvrtke Admin Console ili na pododjeljku Dodavanje korisnika. Ako želite da se svi u vašoj tvrtki registriraju za Evernote, ali ne žele unijeti sve te adrese e-pošte pojedinačno, dopustiti svima čiji e-adresa dijeli vaše ime domene kako bi stvorio račun za sebe. Ako vaši zaposlenici već imaju račune usluge Evernote pod tim adresama e-pošte, bit će nadograđeni na Evernote Business.

Ako ste u velikoj tvrtki i želite izbjeći dodavanje tisuća zaposlenika ručno i ne zaboravite izbrisati svoje račune kada oni napuste tvrtku kasnije, poželjet ćete integraciju s vašim Active Directory, LDAP ili drugim korporacijskim sustavom za prijavu. Evernote ne nudi tu značajku, ali se možete obratiti opcijama treće strane kao što je OneLogin.

Ako ste novoroditelj Evernote, vaši će prijenosnici započeti kao prazna lista.

Nakon što ste unijeli korisnike u sustav, ploča Upravljanje korisnicima omogućuje vam brisanje svakoga tko napusti tvrtku. Administratorska konzola omogućuje vam da vidite pojedinosti o naplati i povijest, kao i upravljanje bilježnicama i oznakama. Svi ti ekrani su smiješno jednostavni za upotrebu. Na primjer, možete jednostavno pregledati korisničke račune i povući bilo koju od njihovih bilježnica vezanih uz posao u poslovnu knjižnicu tvrtke. (Više o tome kako Evernote organizira vaše podatke.) Ako su vaši korisnici označili svoje bilježnice kao osobne, ne možete ih vidjeti.

Postavljanje poslovnih podataka

Kolektivna mudrost djelatnika će zaliha vaše poslovne knjižnice.

Evernote organizira informacije u bilješke - pojedinačni isječci podataka spremljenih s weba ili svijet u cjelini - jedan komad u isto vrijeme. Budući da Evernote pohranjuje bogate medije, "bilješka" može biti fotoaparat smartphonea o parkirnoj listi, tekstu bilješke, popisu za kupnju, audio zapisima ili web stranici. Popis se nastavlja.

Bilježnice možete dodati bilježnicama koje možete dodati u snop prijenosnih računala. Sve su to ključne riječi s oznakama koje priložite bilješkama kako biste korisnicima kasnije mogli pretraživati. Sve se pojavljuje u vašoj Poslovnoj knjižnici, komunalnom spremištu za tvrtku.

Vaš radni prostor Evernote prikazuje tri vrste prijenosnih računala: vaše osobne bilježnice, poslovne bilježnice i bilježnice u poslovnoj knjižnici tvrtke. Vaši osobni prijenosnici su privatni, ali ih možete dijeliti, ako želite, s bilo kime unutar ili izvan tvrtke.

Vaše poslovne bilježnice dostupne su administratoru tvrtke Evernote, ali ne i drugim zaposlenicima, osim ako ih ne dijelite s tim pojedincima ili ih dodajte u Business Library.

Bilježnice organiziraju bilješke.

Da biste podijelili bilježnicu u web pregledniku, kliknite strelicu prema dolje desno od naziva prijenosnog računala.

Bilježnice u poslovnoj knjižnici dostupne su svima u tvrtki. Desnom tipkom miša kliknite naziv prijenosnog računala. Ne možete premjestiti prijenosno računalo iz osobnog odjeljka u poslovni odjeljak, ali možete premjestiti pojedinačne bilješke u verziji Evernote za radnu površinu: Jednostavno kliknite desnom tipkom miša bilješke, kliknite Premjesti bilješku

i odaberite naziv odredišnog prijenosnog računala.

Da biste premjestili cijele bilježnice u poslovnu kategoriju, prvo stvorite nove prazne bilježnice u odjeljku tvrtke, a zatim premjestite ili kopirajte pojedinca bilješke. Možete grupirati bilješke u bilježnice i prikupljati bilježnice u gomile - samo povucite jednu bilježnicu na drugu u pregledniku ili klijentu za stolna računala kako biste stvorili stog.

Ako trebate još više razina organizacije, okrenite se oznakama koje možete se gnijezde na neodređeno vrijeme. Skupovi i hijerarhije oznake koje postavljate, čak i u vašim bilježnicama tvrtke, su vaše sami. Ne zaboravite da su hrpe samo za vizualnu organizaciju, a ne ugniježđene poput datotečnog sustava.

Napravite popis oznaka koliko god želite.

Ako se ne možete smetati učiniti sve to ručno podnošenje vaših bilješki, samo iskoristite Evernoteove moćne značajke pretraživanja kako biste pronašli potrebne informacije u svom radnom prostoru ili u knjižnici tvrtke. Funkcija pretraživanja se proteže čak i na prepoznavanje znakova na rukom napisanim bilješkama.

Osnažite svoje poslovanje

Postavili ste svoj poslovni račun i podijelili neke dokumente s kolegama. Sada, što?

Za igranje s Evernote Businessom i saznajte koliko je moćan, upotrijebite ga na sljedećem sastanku. U odjeljku Poslovni prijenosnici svog računa stvorite novu bilježnicu za sastanak i podijelite ga s kolegama. Zatim pristupite putem vašeg prijenosnog računala, tableta ili pametnog telefona na samom sastanku.

Evernote automatski bilježi bilješke kada koristite preglednik ili mobilni klijent, tako da vaši kolege mogu odmah vidjeti što ste dodali. Na klijentima računala i Mac-a, Evernote sprema bilješke prema rasporedu koji ste odredili, kao što je svakih 15 minuta ili jednom dnevno. Možete i ručno sinkronizirati bilješke u bilo kojem trenutku.

Svatko može prenijeti bilješke u zajedničku bilježnicu, a mogu nastaviti suradnju nakon završetka sastanka. Ali nemojte prestati dijeliti napisane bilješke, dijeliti privitke dokumenata ili web stranice. Ako vaši kolege donose vlastite tablete ili prijenosna računala na sastanak, nema potrebe za ispisom dokumenata za svakog sudionika.

Svojim poslovima možete kontaktirati svatko, dijeliteći ih s tvrtkom.

Tijekom sastanka možete škljocujte fotografije posjetnica i dodajte ih kao bilješke u zajedničku bilježnicu radi jednostavnog zapisa o tome tko je pohađao. Posjetnice se mogu potpuno pretraživati ​​jer Evernote ima ugrađeno optičko prepoznavanje znakova.

Ako vaš uređaj ima audio ulaz, zabilježite neki sastanak. Ugrađeni prepoznavanje glasa dostupan je i na iOS i Android uređajima, ako želite da se snimka automatski prepisuje.

Ako vaša grupa koristi ploču za razmišljanje tijekom sastanka, snimite sliku da biste je spremili kasnije. Budući da Evernote može pročitati rukopis, moći ćete pretraživati ​​i bilješke za pisač.

Što se tiče rukopisa, ako želite pisati umjesto tipa, uzmite rukom pisane bilješke izravno na mobilnom uređaju ili Livescribe olovkom, ili napišite na papirnatu podlogu, a zatim snimite fotografije stranica.

Iskoristite Evernote prepoznavanje znakova i ovlasti za prepoznavanje glasa.

Da li događaj kojem sudjelujete ima feed na Twitteru? Spremite sve povezane tweete u bilješku Evernote postavljanjem IFTTT procesa. IFTTT (If This, Then That) je besplatan alat za treće strane koji vam omogućuje stvaranje jednostavnih automatiziranih procesa. Osim praćenja Twitter feedova, IFTTT može privući upozorenja Google Vijesti i Google pretraživanja, kao i RSS feedove s bilo kojeg bloga ili online izdanja. Bilješke će vam se kasnije lako pronaći kasnije u Evernoteu, organizirane zajedno s ostalim bilješkama sa sastanka i, baš kao i bilješke na ploči, moći će se potpuno pretraživati. Kada se vi i vaši kolege vratite u ured, svatko će moći pristupiti istoj evidenciji događaja i nastaviti surađivati.